Каталогом документів є певним чином впорядкована сукупність бібліографічних описів. Описи документів переглядають і відбирають в формі “Каталог документів”, яка має вигляд:
Для перегляду бібопису
документа у вигляді каталожної картки слід натиснути кнопку
(пункт меню “Документ/Показати/Каталожна картка”). В
формі “Каталожна картка” будуть відображатись описи
документів, які виділені в даний конкретний момент в формі “Каталог
документів”:
Для того, щоб прибрати цю форму, слід ще раз натиснути згадану кнопку.
Кнопка
(пункт меню “Документ/Показати/Теми”) дозволяє
відобразити теми, за якими класифіковано даний документ (див.
“Каталоги тем”).
В системі існує один каталог. Середня бібліотека утримує від 100 тис. до 1 млн. назв. паперових документів, в основному книг. Кількість документів періодичних видань, що їх отримує бібліотека, коливається від 200 до 400 найменувань. Все більше уваги приділяється вводу опису статей, кількість яких може сягати десятків тисяч на рік. Зростає кількість електронних документів, які зберігаються в системі. Дедалі все більш популярним стає створення так званого віртуального каталогу, де представлені документи, що доступні в інших бібліотеках або в мережі Internet. Зважаючи на такий значний обсяг бібописів, для зручності роботи працівників бібліотеки в системі передбачені засоби поділення каталогу документів на частини за ознакою і належністю.
За ознаками документи поділяються за видами. Типовими видами документів є книги, брошури, журнали, газети, стандарти і т.і.
За належністю документи поділяються за принципом власності: кожний бібопис належить одній конкретний групі користувачів системи.
З кожним описом документа пов'язана інформація про примірники документа, які зареєстровані в бібліотеці. Примірники визначаються інвентарним (або, в разі безномерних, обліковим) номером, ціною придбання, місцями розподілу і збереження та іншими характеристиками.
З кожним описом документа пов'язана інформація про наявність документа в інших організаціях та установах. Така інформація дозволяє реалізувати ідею віртуального каталога. Бібліотека тут грає дещо іншу роль: вона не видає документ, а дає можливість знайти документ за ознаками і визначити його місцезнаходження.
З кожним описом документа можна також утримувати інформацію про наявність в бібліотеці його складових частин (томів багатотомного видання, чи номерів газети). Така інформація відома як нумерація (ведеться відділом комплектування).