Інформація про наявність

Інформація про наявність документа в інших організаціях доступна з форми “Каталог документів” кнопка або за пунктом меню “Документ/Наявність”:

Для вводу та редагування інформації про наявність слід скористатися відповідно кнопками та . Буде відображена форма:

За допомогою кнопки з переліку зареєстрованих організацій можна вибрати організацію, яка має відповідний документ. Інші поля заповнюються в залежності від організації. Так, наприклад, для бібліотек бажано вказувати кількість примірників та кількість примірників в обмінному фонді, для книгопостачальників – ціну та кількість примірників в наявності. Коментар може містити різну інформацію, наприклад, умови придбання. Поле “Дата актуальності” містить дату актуальності введеної інформації.

Кнопка дозволяє передивитись або редагувати інформацію про окремі частини документа. Використовується для періодичних видань і, зокрема, дає можливість передивитись, які номери видань є у відповідній бібліотеці.

Очікується, що інформація про наявність не буде вводитись та редагуватись вручну, принаймні, масово. Ця інформація супроводжує бібопис документа при експорті-імпорті, причому сам бібопис при імпорті може не змінюватись, а інформація про наявність буде актуалізована. Це означає, що при імпорті система перевіряє чи є такий бібопис в системі, якщо є і заданий режим вводу інформації про наявність, то існуюча інформація буде актуалізована: якщо до даної організації інформації нема, вона буде додана, якщо є, то система порівняє дати актуальності існуючої інформації з тою, що вводиться, і збереже більш свіжу.

Таким чином, при регулярному обміні бібліотек інформацією кожна з бібліотек автоматично буде мати актуальну інформацію про наявність документів в інших бібліотеках.

Описані засоби підтримують створення віртуального каталогу документів, задача якого є надання інформації про документ безвідносно до того, чи зберігається він в даній бібліотеці.

Слід зауважити, що в системі передбачена можливість відбирати документи в тому числі за умовою наявності в заданому переліку організацій (див. “Умови вибору” в формі “Каталог документів”).