Для періодичних (іноді також багатотомних) видань існує кілька способів обліку. Для журналів найбільш типовим способом є реєстрація кожного номеру журналу (створення бібопису кожного номеру). Це дає можливість реєструвати кожний примірник журналу і надалі враховувати його як одиницю обліку і видачі. Більше того, це дає можливість прив'язувати статті до конкретного номеру журналу з метою спрощення процедури замовлення статті (див. “Обслуговування читачів”). Дійсно, отримавши замовлення на статтю, система перевіряє, чи є в бібліотеці примірник статті (окрема копія). Якщо є, то оформлюється замовлення на цю копію. Інакше система шукає номер журналу (точніше, документ, частиною якого є дана стаття) і перевіряє, чи є в бібліотеці примірники цього журналу. Якщо є то оформлює замовлення, а інакше відмовляє. Крім того, створення окремого бібопису номеру журналу дає можливість враховувати специфіку номеру, таку як тематична назва і т.і.
В той же час, в багатьох бібліотеках періодика, особливо газети, як одиниці обліку і видачі не розглядаються. Тому реєструвати кожний номер вважається не доцільним. В таких бібліотеках створюється спеціальна картотека періодики, де на кожній картці просто відмічається факт надходження чергового номеру. Кількість примірників та інша інформація записується в самому виданні чи його частині.
Для такої технології (також комбінації обох) слід скористатися засобами нумерації. В формі “Бібопис документа” описана газета “Київська правда”, яка виходить з 1917 року.
Бібліотека підписує газету з 2001 року. В спеціальній формі “Нумерація” фіксується надходження кожного номеру:
Вважається, що синім кольором відображуються номери, які є в бібліотеці.
Для того, щоб відкрити
цю форму слід позначити документ і вибрати пункт меню
“Документ/Нумерація”, або натиснути кнопку
в формі “Бібопис документа”.
Періодичність
вибирається з переліку. Для реєстрації року слід натиснути кнопку
(для того, щоб прибрати рік – відповідно
).
Для реєстрації номеру слід на комірку з даним номером поставити
курсор і натиснути кнопку
(або
двічі поспіль ліву кнопку миші). Номер стане відображатись синім
кольором. Якщо на такому номері ще раз натиснути кнопку
він набуде початкового світло-сірого кольору.
Форма пропонує відображати номери за роками або одразу всі (ліве поле). Якщо вибрано “Всі” то лівий стовпчик правого поля буде вказувати на рік.
Кнопка
дозволяє перейти до реєстрації бібопису номеру даного видання, на
якому знаходиться курсор. Це реалізує комбіновану технологію, коли
одночасно для видання відмічається надходження складових частин і
реєструється кожна частина. Це також дещо спрощує реєстрацію окремих
номерів видання. Дійсно, при надходженні газет в формі каталог
документів слід вибрати вид документа “Газета”. Далі в
переліку газет слід позначити одну з тих, номер якої надійшов,
наприклад, “Київська правда № 77 за 17 липня 2003 року.
Вибираємо “Документ/Нумерація”. В формі нумерація
відмічаємо 77 і натискаємо кнопку
.
Отримуємо форму “Бібопис документа”, де всі поля
заповнені так, як очікується для частини видання:
Для газети
рекомендується додатково ввести дату видання, іноді обсяг та назву
частини і натиснути кнопку
.
Якщо передбачається реєструвати примірники, то перед виходом з форми
слід натиснути кнопку
,
натиснути кнопку
,
зареєструвати примірники газети, що надійшли, повернутись до даної
форми і тільки після цього натиснути кнопку
.
Слід зауважити, що для кожного виду документа адміністратором системи вказується, який вид буде для нього наступним (в даному випадку - його частиною). Для газети це, як правило, номер газети, для номера газети - стаття. При цьому система автоматично вибирає необхідний вид документа на підставі визначених даних. Якщо такий бибір не влаштовує, вид документа треба вибрати явно. Так, реєструючи номер газети з нумерації документа виду “Газета”, слід вибрати вид документа “Номер газети”.
Для газет також може бути зручною така схема: газета (видання – без примірників), річна підшивка (частина видання – з примірниками), номер газети (частина підшивки – без примірників), стаття (частина номеру – без примірників). В такій схемі “Газета” утримує інформацію про видання, “Підшивка” є одиницею обліку і видачі, “Номер газети” є містком між “Підшивкою” і “Статтями”, містить дату виходу, за якою передбачено відбір.
Система дозволяє реалізувати інші схеми. Вибір тої чи іншої схеми залежить від орієнтації бібліотеки, її традицій і можливостей. Слід зауважити, що в разі участі бібліотеки в створенні загальних каталогів обрана схема має бути узгоджена з іншими бібліотеками.
Зазначимо також, що інформація про складові частини документа може переглядатись в формі “Комплектування документом” на окремому аркуші “Нумерація”.