Кожний бібліографічний опис належить до однієї конкретної групи користувачів. Така група є власником бібопису. Тільки користувач цієї групи може редагувати даний опис, всі інші можуть лише переглядати його. Належність бібопису встановлюється за головної групою користувача, який створив його. Далі бібопис може бути переданий до іншої групи за допомогою пункта меню “Документ/Передати”. Таку передачу може здійснити тільки користувач групи – власника бібопису або системний адміністратор. Таким чином, весь каталог поділяється на частини, за кожну з яких відповідає певна група.
Так, наприклад, імпортуючи бібописи, які надходять від постачальників, або реєструючи документи, відділ комплектування стає власником бібописів – нових назв в системі. З моменту вводу вони належать групі “Комплектування”. Після реєстрації надходжень бібописи можуть бути передані до групи обробки (“Обробка”), де їх опрацьовують, а далі передають до групи, яку умовно можна назвати “Користування”. Окрема група “Електронні” може відповідати за електронні документи, а група “Зовнішні” - за документи, що відсутні в фондах бібліотеки, але є в інших бібліотеках, до яких є доступ.
Нагадаємо, що кожний користувач в системі може належати до різних груп одночасно, але завжди має головну групу. Це означає, що права на редагування ним бібописів є об'єднанням прав всіх груп, але коли документ ним створюється, то він буде належати групі, яка для цього користувача є головною.
Тому, створення різних додаткових груп типу “Зовнішні” не завжди передбачає окремих осіб, які будуть вести ці документи: достатньо деяких працівників, наприклад, з групи “Обробка” включити додатково в групу “Зовнішні”.
Поділення каталогу за групами користувачів дає можливість упорядкувати ведення каталогу документів, створивши ілюзію, ніби кожна окрема група веде свої каталоги. Дійсно, вибираючи відповідну групу в фільтрі “Група” форми “Каталог документів” користувач обмежується відбором і переглядом документів, які належать тільки до вибраної групи.
Це зручно працівникам бібліотеки в багатьох випадках. Наприклад, можна створити групу “До обробки” куди бібописи передаються з групи “Комплектування”. До групи “До обробки” включаються працівники, які обробляють нові надходження. За умов ритмічної обробки нових надходжень таких документів на кожний конкретний момент небагато, їх не треба відбирати: їх перелік в формі “Каталог документів” легко розміщуються на екрані монітора. Оброблені бібописи можуть передаватися до іншої групи, зкорочуючи перелік.
Поруч з широкими можливостями, що
їх надає поділення каталогу документів на групи в системі передбачена
ще одна можливість: за допомогою кнопки
форми “Каталог документів” можна заборонити відбір
документів, які відсутні в фондах бібліотеки.