Бібліографічні записи та інша інформація про документи можуть експортуватись в файли і передаватись від однієї установи до іншої. Регулярну передачу такої інформації між установами будемо називати обміном записами. Обмін передбачає учасників, які об'єднуються спільною метою, відпрацьовують правила обміну і мусять мати відповідні програмні системи, що забезпечать підготовку інформації для передачі в тому чи іншому форматі.
Мета обміну може в значній мірі визначати учасників, або, навпаки, учасники можуть визначати мету. При цьому слід оцінити можливості системи щодо обміну бібописами, інформацією про примірники і наявність, в тому числі, нумерацію. Оскільки всі варіанти обміну перелічити досить важко, наведемо лише типові.
Обмін бібописами з метою підвищення їх якості за рахунок концентрації кожної установи на записах лише фахової літератури, тобто, коли установа проводить детальну обробку лише документів, які за тематикою або іншими ознаками є для нею найбільш цікавими, а інші бібописи (в разі потреби комплектування) створює будь-як з подальшою їх заміною на якісні описи, що очікується отримати від інших установ.
Обмін інформацією про фонди - передача бібописів та інформації про примірники в філії бібліотеки одночасно з передачею власне примірників.
Обмін бібописами статей збірок та періодичних видань, коли різні установи створюють аналітичні описи для певних видань, передають їх іншим установам і отримують від них аналітичні описи інших видань, що дає змогу тримати достатньо повні каталоги аналітики при обмежених ресурсах.
Обмін бібописами з метою створення віртуального каталогу документів (в тому числі зведеного), коли разом з бібописами передається інформація про наявність документів в інших установах, зокрема, у постачальників літератури.
Таким чином, в різних варіантах обміну беруть участь:
При обміні записами слід звернути увагу на види документів, які експортуються та імпортуються. Умовно їх доцільно поділити на чотири основні групи:
Слід зауважити, що у відповідності до концепції системи види документів можуть визначатися адміністратором системи, тобто в різних установах можуть відрізнятися за складом полів. В той же час, незалежно від виду документа бібопис може містити будь-які поля. В формі бібопису документа можна переглядати і редагувати всі загальні поля, спеціальні, які визначені для даного виду документа, і всі додаткові поля. При імпорті всі поля вводяться. Таким чином, деякі спеціальні поля можуть бути введені при імпорті, але не доступні з форми бібопису: їх не можна побачити і відредагувати. Проте вони доступні в шаблонах (зокрема, можуть проявлятись в картках).
Така стратегія забезпечує можливість, з одного боку, працювати (переглядати, редагувати, відбирати та сортувати документи) тільки з необхідними полями, а з другого боку, не втрачати будь-яку інформацію про документ, зокрема, для подальшої передачі тому, хто в них має потребу. В разі виникнення потреби в пергляді та корегуванні цих полів достатньо включити їх в перелік спеціальних полів для даного виду документів.
Реалізація обміну при великій кількості учасників потребує великих зусиль на проведення експорту-імпорту інформації. З метою суттєво зменшити ці витрати пропонується створювати центри обміну.
Стратегія обміну суттєво залежить від можливостей засобів, які застосовуються для ведення електронного каталогу . Оскільки в різних бібліотеках можуть бути встановлені різні програмні системи, актуальним стає вибір комунікативних форматів, які мають застосовуватися для передачі інформації. Так, багато систем підтримують міжнародні комунікативні формати UNIMARC та USMARC. За відсутності спеціалізованих інформаційно-бібліотечних систем для ведення каталогу можна скористатися електронними таблицями та простими застосуваннями класу MS Access. Всі такі засоби підтримують експорт-імпорт інформації в текстовий формат CSV. В залежності від наявності тих чи інших засобів розглядається можливість застосування тих чи інших форматів. Ці формати не рівні з точки зору виразності.
В той час, коли основний формат системи – XML дозволяє здійснювати передачу всієї необхідної інформації, інші формати накладають суттєві обмеження. Так, формати UNIMARC та USMARC не передбачають інформацію щодо примірників і наявності, текстовий формат має значні обмеження на перелік полів бібопису.
Найкращим варіантом є використання формату XML, а в разі неможливості – в MARC. В останньому випадку файли експорту бажано складати окремо за кожною організацією, звідки отримані записи, і за кожним видом документів. Це забезпечить відповідно коректне встановлення виду документів і можливість занесення в систему інформації про наявність.