Потреба в створенні загальних каталогів статей періодичних видань, збірок наукових праць, матеріалів конференцій і т.і. з часом стає все більш актуальною. Така інформація швидко “старіє”, тобто її треба обробляти в “реальному часі”. В той же час, обсяг документів, які підлягають реєстрації занадто великий і дедалі зростає: сотні періодичних видань, збірок статей наукових закладів, тез доповідей та інших матеріалів, кожне з яких виходить з різною, часто значною, періодичністю, в кожному десятки публікацій. Зрозуміло, що ні одна з бібліотек не в змозі обробити подібний потік інформації, а тим більше, в реальному часі. Тому єдиною можливістю підтримувати такого роду каталоги на поточний момент (за браком інших шляхів) є об'єднання зусиль бібліотек шляхом розподілу видань для каталогізації номерів та відповідних статей.
Кожна з бібліотек – учасниць бере на себе зобов'язання щодо реєстрації аналітики кількох періодичних видань. З появою в бібліотеці чергового номеру видання бібліотека реєструє номер і відповідні статті цього номеру. Бібописи номеру і статей експортуються і передаються інших учасникам обміну безпосередньо або через визначену установу – центр обміну.
При обміні бібописами статей газет, журналів, збірок, матеріалів конференцій і т.і. актуальним є все, що стосується обміну бібописами взагали (див. “Обмін бібописами”). В той же час існує значна специфіка, пов'язана з необхідністю збереження зв'язків бібописів з виданнями та їх окремими номерами (частинами).
Хоча система передбачає різні варіанти організації інформації щодо документів та їх частин, рекомендується трьохрівнева схема реєстрації періодики: видання – номер періодики – стаття.
Одже, в формі “Каталог документів” відбираються
документи, які, наприклад, належать до видів “Номер журналу”,
“Номер газети” та “Збірка” і були
зареєстровані за останню добу. Далі по кожному документу визначаємо,
чи входить він до переліку видань, за які відповідає бібліотека. Якщо
входить, то переходимо до його частин (кнопка
),
позначаємо оброблені статті і вибираємо “Документ/Додати
позначені до відібраних” (кнопка
).
Таким чином в формі “Перелік відібраних” будуть зібрані
всі статті із зазначених видань, які реєструвались за останню добу.
Якщо окремі статті з інших документів редагувались, їх також слід
додати до цього переліку. Далі вибираємо “Документ/Експортувати
відібрані” і після визначення імені, формату і шляху файла
експорту система пропонує ввести параметри експорту.
Тут слід позначити поля “Експортувати теми”. Позначати
чи ні інші поля, залежить від того, чи є бажання мати поруч з
бібописами документів інформацію про їх наявність в бібліотеках.
Наприклад, позначимо “Експортувати
інформацію про наявність у власних фондах”, “В тому числі
нумерацію”, “Тільки
ту, що має нумерацію”. Натиснемо кнопку
і система повідомить про результат експорту.
Файл експорту буде містити:
Останнє дасть можливість утримувати в кожній бібліотеці щодо кожного видання, яка установа його отримує і які номери вже отримані. Іншої інформації про наявність не буде, оскільки статті не мають примірників і нумерації, а номери видань не мають нумерації, одже лишаються лише видання, які мають нумерацію.
Файл засобами електронної пошти передається для подальшого імпорту. Передавати і імпортувати треба не відкладаючи доки статті не втратили актуальності.
При імпорті треба на аркуші “Загальна інформація” вибрати файл імпорту, вказати його формат, визначити додаткові файли для журналу помилок і неімпортованих записів. На аркуші “Наявність” відмітити поле “Заносити відомості про наявність”.
Таким чином, каталог документів кожної бібліотеки буде містити:
Незначним недоліком такого складу інформації є те, що не можна швидко відібрати всі бібліотеки, де є певний номер видання. Дійсно, можна лише побачити перелік бібліотек, які виписують видання і окремо по кожній передивитись, чи є у неї конкретний номер. Для того, щоб за номером одразу побачити, в яких бібліотеках він є слід дещо змінити схему, а саме, імпортувати інформацію про наявність по кожному номеру. Спочатку слід занести таку інформацію в файл експорту. Для цього при експорті слід позпозначити лише “Експортувати інформацію про наявність у власних фондах”, “В тому числі нумерацію”. Параметри імпорту не відрізняються від попередніх. Тоді в доповнення до зазначеної вище каталог документів буде містити інформацію про наявність тих чи інших номерів видань в бібліотеках – учасницях обміну по кожному номеру. Якщо файл експорту містить інформацію про наявність по кожному номеру, а імпортувати її не бажано, слід вибрати (позначити) параметр “Заносити тільки з нумерацією”. Тоді реалізується попередня схема.
Зауважимо, що перша схема є більш економною. Очікується, що вона стане більш поширеною, але не єдиною. Тому рекомендується експортувати інформацію за першою схемою, а імпортувати в залежності від бібліотеки.
В разі використання для обміну форматів MARC слід пам'ятати, що нумерація не підтримується, а збереження зв'язків документів можливе за умов, що їх підтримує відповідна система. Оскільки інформація про наявність форматом не підтримується, при імпорті слід обов'язково задавати значення параметру “Додавати в разі відсутності відомостей про наявність”, вказуючи реквізити організації, звідки надійшов файл експорту.