Експорт суттєво залежить від обраного формату. Надалі срізь мається на увазі експорт в XML. Зауваження щодо UNIMARC, USMARC та текстового формату наводяться окремо.
Предметом обміну в даному випадку є бібописи документів, можливо, пов'язані між собою, а також каталоги тем (класифіатори) та їх частини.
Експорт
суттєво залежить від обраного формату. Надалі срізь мається на увазі
експорт в XML. Зауваження щодо UNIMARC, USMARC та текстового формату
наводяться окремо.
При експорті бібопису документа завжди автоматично експортуються бібописи документів, які є для даних документів головними. Інакше кажучи, при експорті бібопису система перевіряє, чи є для даного документа головний (документ, для якого даний є складовою частиною, перекладом, наступним документом, додатком до нього, опублікованим з ним в одній обкладинці і т.і.) і, якщо є, автоматично включає його в файл експорту. В файлі експорту бібописи посилаються один на одний за допомогою внутрішніх ідентифікаторів файлу експорту.
При експорті в форматі UNIMARC та USMARC інформація про головний документ записується у відповідні поля (4XX та 6XX блоки відповідно).
В текстовому форматі зв'язок документів не підтримується.
Таким чином, відібравши (позначивши) необхідні документи вибираємо пункт меню “Документ/Експортувати/Відібрані (Позначені). Система пропонує визначити файл експорту: його назву і місце (шлях) та формат:
Далі пропонується ввести параметри експорту. Для формату XML відповідна форма має вигляд:
Тут слід позначити лише поле “Експортувати теми”.
Для форматів MARC (ліворуч) і текстового формату (праворуч) форми відрізняється від попередньої:
Тут також слід ввести тип кодування.
Після закінчення експорту система видасть повідомлення, що файл експорту створено. Далі, в разі потреби, він може бути заархівований і переданий на магнітних носіях або через електронну пошту відповідній установі. Прийнятий файл (файл імпорту), якщо потрібно, слід спочатку розархівувати і далі імпортувати.
Для проведення імпорту слід вибрати меню “Запуск/ Імпортувати/Каталог/Бібліотечний фонд”. В формі “Умови імпорту” слід задати параметри імпорту:
На аркуші “Загальна інформація” слід вказати формат файла та шлях до нього, визначити файл журналу помилок та файл, куди будуть перенесені записи, які не можуть бути введені. Аркуші “Наявність” і “Примірники” можна не відкривати. На аркуші “Дублетні документи” слід вибрати реакцію системи на дублети. В нашому випадку очікується, що бібописи складені фаховою установою, тому мають бути більш детальні і коректні, одже, слід вибрати режим “Вводити замість старого”.
Бібопис документа містить теми до яких відноситься документ. Але інформація про те, до яких каталогів ці теми відносяться і яке місце в цих каталогах посідають, відсутня. При імпорті бібопису система діє наступним чином. Взявши з бібопису тему, система намагається знайти її по черзі у всіх каталогах, які визначені для пошуку. Якщо тему знайдено, до неї відноситься даний бібопис. Якщо ні в одному з каталогів тему не знайдено, тема додається до каталогу, який визначено як каталог за замовчуванням. До неї відноситься даний бібопис. Каталог за замовчуванням, як правило, є тимчасовим місцем для введеної теми. Пізніше вона буде перенесена до іншого каталогу. При цьому відповідність документів буде збережена.
Таким чином, при імпорті слід визначити каталоги тем, де будуть шукатись теми, і каталог за замовчуванням:
Слід зауважити, що якщо одночасно отримуються файл експорту бібописів та файл експорту каталогів тем, то останній слід імпортувати в першу чергу. Тоді при імпорті бібописів теми будуть знаходитись у відповідних каталогах і не буде потреби в їх переносі з каталога за замовчуванням.
В ситуації обміну бібописами каталоги тем, скоріше за все, будуть передаватися частинами по мірі вводу та редагування. Для експорту частини каталогу тем слід відкрити його і позначити тему, яка разом зі своїми підтемами має експортуватись. Далі вибирається пункт меню “Тема /Експортувати” і система пропонує ввести шлях файла експорту. Якщо шлях задано вірно, файл експорту готовий.
Імпорт здійснюється завжди в новий каталог тем (меню “Запуск/Імпортувати/Каталоги тем”). Якщо назви співпадають, система запропонує ввести нову назву. Вважається, що в разі потреби, з нового каталогу перенести інформацію в один з існуючих простіше, ніж задавати необхідні парамети на етапі імпорту (див. “Структуризація каталогів тем”).