Інформація про примірники в системі не існує сама по собі, вона доповнює бібопис документа. Одже обмін інформацією про примірники означає обмін бібописами, до яких додається інформація про примірники.
Експорт примірників можливий як з форми “Каталог документів”, так і з форми “Бібліотечний фонд”. Нехай, наприклад, відділ комплектування бібліотеки обробив чергову партію надходження: зареєстрував примірники в системі, підписав їх, наклеїв етикетки і т.і. Частину з цих документів розподілено в філію, яка також має бібліотечну систему. Разом з документами для філії готується файл екпорту, який має містити інформацію про відповідні примірники. Для підготовки такого файлу в формі “Бібліотечний фонд” вводимо умови вибору: номер партії та місце розподілу. Відображаються саме ті примірники, які слід експортувати. Вибираємо “Документ/Експортувати/Відібрані”. Система пропонує ввести параметри експорту. Позначаємо тільки “Експортувати теми” та “Експортувати примірники”:
Натискаємо кнопку
і система повідомить про результат експорту. Файл експорту
передається на дискеті разом з примірниками, або в інший спосіб.
Далі в філії цей файл імпортується. Для цього вибираємо “Запуск/Імпортувати/Каталог документів/Бібліотечний фонд” і вводимо параметри імпорту.
На аркуші “Загальна інформація” слід
вказати шлях до файла, визначити файл журналу помилок та файл, куди
будуть перенесені записи, які не будуть введені. Аркуш “Наявність”
можна не відкривати. На аркуші “Примірники” слід зробити
позначку “Імпортувати примірники” і визначити партію
надходження (через кнопку
).
Номер партії може співпадати з тим, що визначений в відділі
комплектування (це простіше з точки зору обліку, якщо облік
централізований), або свій власний.
На аркуші “Дублетні документи” слід вибрати реакцію системи на дублети. В даному випадку очікується, що бібописи надходять з центральної бібліотеки, за якою залишається функція обробника (тобто, кращих бібописів в бібліотеці нема) одже, слід вибрати режим “Вводити замість старого”. Експорт-імпорт каталогів тем і збереження відповідності документів темам описані в розділі “Обмін бібописами”.
Поля “Місце розподілу”, “Місце збереження” та фонд дають можливість занести їх задані значення до інформації по кожному примірнику, що імпортується. Це доцільно робити, якщо в файлі експорту вона не визначена, або визначена невірно.
В форматах UNIMARC і USMARC не передбачена передача інформації про примірники, в текстовому форматі рекомендується вказати якомога більше інформації. Це суттєво полегшить подальшу роботу з надходженням.
Слід зауважити, що конкретних варіантів обміну інформацією бібліотеки з філіями може бути дуже багато. В кожному конкретному випадку має бути відпрацьована своя схема і, відповідно до неї, порядок встановлення параметрів обміну.