Інформація про примірники складається з записів, де кожний запис є описом одного інвентарного номера або групи безномерних. Вона включає такі основні поля:
Така інформація включається в файл експорту формату XML (текстовий формат див. “Врахування пропозицій”), якщо задано режим “Експортувати примірники”. Вона може цікавити, наприклад, філії бібліотеки, якій передаються ці примірники, або бібліотеку, якій передаються примірники через обмінний фонд.
Інформація про наявність включає:
При експорті бібопису в форматі XML інформація про наявність включається в файл експорту, якщо задано режим “Експортувати інформацію про наявність у власних фондах” та “Експортувати інформацію про наявність в інших організаціях”.
При імпорті бібописів можна задати режим, коли ця інформація заноситься в систему. В разі, коли бібопис новий (не дублет), інформація про наявність залишається приєднаною до цього бібопису. Коли ж в системі є дублет, то інформація про наявність приєднується до того бібопису серед дублетів, який залишиться в системі після експорту. При цьому перевіряється, чи є в системі для такого бібопису запис про наявність, де назва організації співпадає з тою, що має вводитись. Якщо є то серед двох таких записів в системі залишається лише той, чия дата актуальності свіжіша.
Нумерація входить до складу інформації про наявність. Вона включає:
Нумерація застосовується, як правило, для періодичних видань. В певному розумінні нумерація є спрощеним варіантом наявності. Дійсно, для видання можна створити бібописи його частин, зв'язати документ з частинами і для частин підтримувати інформацію про наявність. Можна інакше: для видання підтримувати нумерацію, де відмічаються частини, які є в бібліотеці. Перший варіант є більш універсальним. Другий варіант більш простий і зручний в користуванні. Можна вибрати той чи інший варіант, можна поєднати їх (наприклад, перший для журналів, другий для газет), а можна використовувати одночасно. При цьому різні варіанти можна застосовувати для видань, які є у власному фонді, і видань, які є в фондах інших бібліотек. Таким чином, вибір конкретної схеми ведення інформації про наявність залежить від особливостей бібліотеки. При обміні засоби системи дають можливість реалізувати практично будь-яку схему. Проте схеми мають бути узгоджені учасниками обміну.
Слід зауважити, що експорт інформації про примірники наявність і нумерацію в повному обсязі здійснюється тільки в форматі XML.