Віртуальним називають каталог, який містить інформацію не тільки про документи власного фонду бібліотеки, але й інші документи, в тому числі ті, які знаходяться в фондах інших бібліотек, у постачальників літератури, електронні документи, зокрема, в мережі Internet.
Зведеним каталогом називають каталог, який містить інформацію про документи як власного фонду бібліотеки, так і фондів інших бібліотек. На відміну від віртуального каталогу, де нема зобов'язань щодо наявності інформації про документи в інших бібліотеках, зведений каталог має містити інформацію про фонди конкретного переліку бібліотек-учасниць. Це суттєво, оскільки факт, що документ не знайдений в каталозі, в першому випадку означає, тільки те, що він не знайдений, а в другому – те, що його нема.
З точки зору засобів системи віртуальний каталог включає зведений, тому надалі буде йтися саме про нього.
Загальним каталогом будемо називати такий віртуальний каталог, на який накладаються вимоги зведеного каталогу щодо обов'язковості наявності інформації.
Одже, бібліотека, якимсь чином домовилась з кількома іншими бібліотеками про обмін інформацією про наявність документів. За результатами домовленості вирішено передавати бібописи всіх документів (видань, окремих кних, томів, статей, записів про серії, колекції і т.і.), інформацію про наявність документів в фондах бібліотек, включаючи наявність окремих номерів та нумерацію, а також, в разі наявності, електронні копії документів. Крім того, планується вводити інформацію про наявність документів у книгопостачальників і задіяти її в обміні.Таким чином, планується в кожній з бібліотек створити загальний каталог.
З певною періодичністю, наприклад, раз на тиждень, бібліотека експортує всю інформацію, зареєстровану та імпортовану за період від останнього експорту. Для цього в формі “Каталог документів” вибирається:
В результаті будуть відібрані всі бібописи документів, зареєстровані з заданої дати. Вибираємо “Документ/Експортувати/Відібрані”. Система запропонує ввести параметри експорту:
Параметр “Обмінний фонд/Експортувати” дозволяє внести в файл експорту інформацію про кількість примірників документа в обмінному фонді. Системі слід задати, яке місце розподілу вважається обмінним фондом. Вона порахує кількість примірників в цьому місці розподілу і запише в інформацію про наявність (див. “Примірники, нумерація, наявність”).
Створений файл експорту передається іншим бібліотекам.
Для імпорту інформації слід вибрати “Запуск/Імпортувати/Каталог/Бібліотечний фонд”. Система запропонує ввести параметри імпорту. При імпорті документів в форматі XML параметри задаються аналогічно імпорту бібописів статей (див.”Обмін бібописами статей”). Але не всі бібліотеки можуть мати систему, що забезпечує експорт-імпорт в цьому форматі. В цьому випадку слід скористатися форматами MARC. Оскільки в цьому випадку бібописи, що містяться в файлі, не мають інформації про вид документа, вона буде підставлятися автоматично з поля “Вид документа”. Виходячи з цього при експорті в текстовому форматі бажано розділяти інформацію: документи кожного виду в своєму файлі. Також слід визначити параметр “Додавати в разі відсутності відомостей про наявність”, вибираючи організацію, звідки надійшов файл експорту. В цьому разі для всіх документів, які укспортуються буде ввена інформіція про його наявність в цій організації. Нажаль, буде відсутня загальна кількість примірників, кількість примірників в обмінному фонді і ціна придбання.
Багато інформації може надходити в інших форматах, наприклад, в форматі електронної таблиці. У такий спосіб часто передають відомості про наявність літератури постачальники і організації, у яких нема автоматизованих бібліотечних систем, або встановлені системи, що не підтримують комунікативні стандарти. В цьому випадку слід зберегти інформацію в текстовому форматі CSV (формат див. “Врахування пропозицій”) і далі імпортувати в систему.
В текстовому форматі слід вказати таблицю кодування (Windows, CP866 або ДСТУ) та розділювач між полями (зазвичайно символ табуляції, але може бути інший символ, наприклад “$”). Відомості про наявність будуть такі самі, як при експорті-імпорті в MARC. Зв'язки документів не експортуються, одже їх доведеться відновлювати вручну (хоча в цьому випадку навряд чи вони були!).
При обміні електронними копіями в параметрах експорту слід задати “Експортувати електронні копії документів”. При цьому поряд з файлом експорту буде створений каталог (каталог експорту), куди будуть записуватись електронні копії як окремі файли. Зауважимо, що посилання на електронні ресурси (URL) не передбачають запис відповідних документів в каталог експорту. В файл експорту записуються лише документи, що зберігаються в базі даних, в контейнерах і в локальній мережі. Якщо копії в каталог не записані, то, скоріше за все, вони розміщувались в файловій системі мережі, а в момент експорту був відсутній доступ до відповідних каталогів файлової системи (демонтований том, відсутній зв'язок на мережі і т.і.). Файл експорту слід передавати разом з цим каталогом. Для зручності передачі їх доцільно упакувати в один архів.
При імпорті файл і каталог мають знаходитись в одному каталозі файлової системи. В параметрах імпорту слід задати “Імпортувати електронні копії документів”.
Важливою ланкою при організації обміну є узгодження та передача інформації каталогів тем (класифікаторів, систематичних та тематичних каталогів, каталогів персоналій і т.і.). Обмін каталогами тем див. в розділі “Обмін бібописами”.
Описаний механізм дозволяє при регулярному обміні бібописами накопичувати в кожній системі актуальну інформацію про документи, в тому числі, їх наявність в інших бібліотеках - учасниках обміну та у постачальників літератури.