Описані в цьому розділі засоби призначені для створення умов ефективного пошуку документів в бібліотеці через електронний каталог. Такий пошук можливий за умов:
- наявності повного каталога документів, з коректно введеними полями кожного бібліографічного опису документа, що забезпечує можливість ефективного пошуку за значеннями полів опису, наприклад, за автором, назвою чи роком видання;
- наявності класифікаторів та відповідності документів темам цих класифікаторів, в тому числі, темам ББК, УДК, систематичних, тематичних та інших каталогів;
- наявності зв'язків документів, що дозволяє, наприклад, переходити від номеру журналу до опублікованих в ньому статей чи від документа до його додатків.
Для забезпечення зазначених умов система пропонує такі засоби:
- управління каталогом документів;
- вводу і корегування бібліографічних описів;
- визначення зв'язків документів;
- вводу та корегування каталогів тем;
- побудови переліків літератури, в тому числі бібліографічних покажчиків, їх оформлення та друку;
- експорту-імпорту каталогу документів та каталогів тем.
Слід зазначити, що за кількістю назв каталог документів в системі може значно перевищувати бібліотечний фонд, оскільки до нього можуть входити записи про документи як власного фонду, так і інших доступних документів, наприклад, електронних документів, в тому числі в мережі Internet, документів інших бібліотек і т.і. В цьому випадку йдеться про так званий віртуальний фонд бібліотеки: бібліотека може не мати власних примірників, але надає інформацію про їх існування і місцезнаходження.