Кожна бібліотека з певною періодичністю отримує від постачальників літератури інформацію про наявність тих чи інших документів. При цьому, як правило, постачальники не дають повний бібліографічний опис, а тільки його частину - такі основні поля як автор, назва, місце, рік видання та видавник, обсяг, а також ціну та спеціальну інформацію щодо придбання. Цієї інформації, в принципі достатньо, щоб ввести скорочений бібліографічний опис документа в каталог і, таким чином, зробити його доступним для перегляду читачами.
Якщо інформація від постачальників надходить у вільному форматі (на папері або у вигляді текстового файлу), то документи доводиться реєструвати, тобто вводити бібопис вручну. Якщо ж така інформація надходить в вигляді файлів в стандартах UNIMARC, USMARC або XML, то її можна просто імпортувати (див. Імпорт бібліографічного опису). Тоді документ з'явиться в каталозі системи без примірників, але з заповненим полем наявності, де буде фігурувати постачальник.
Слід зауважити, що система дозволяє вводити інформацію в текстовому форматі. При цьому є два варіанти: вводити безпосередньо або переводити її в формат XML і вводити в ньому. Перший варіант, хоча і простіше, але має суттєві вади: можна ввести тільки окремі поля бібопису і допоміжні поля, а саме:
|
№ |
Зміст поля |
|---|---|
|
1 |
Вид документа (має співпадати з одним з видів документів, які визначені в системі, наприклад, “Книга”) |
|
2 |
Шифр |
|
3 |
Авторський знак |
|
4 |
Автори (наприклад, “Нечепоренко Л.С., Подоляк Я.В., Пасинок В.Г.”) |
|
5 |
Назва документа |
|
6 |
Додаткові відомості щодо назви (наприклад, “Підручник”) |
|
7 |
Відомості про відповідальність 1 (наприклад, “Під.ред.Глушкова В.М.”) |
|
8 |
Відомості про відповідальність 2 |
|
9 |
ББК |
|
10 |
УДК |
|
11 |
Відомості про видання (наприклад, “Видання друге, виправлене і доповнене”) |
|
12 |
ISBN |
|
13 |
Номер тома |
|
14 |
Назва тома |
|
15 |
Номер частини |
|
16 |
Назва частини |
|
17 |
Назва серії |
|
18 |
Номер підсерії (номер випуску серії) |
|
19 |
Видавництво |
|
20 |
Місце видання |
|
21 |
Рік видання |
|
22 |
Ілюстрації (наприклад, “ Іл. 53”) |
|
23 |
Бібліографія (наприклад, “Бібл. 88 назв”) |
|
24 |
Обсяг (наприклад, “220 с.”) |
|
25 |
Код мови відповідно ISO 639-2 B (наприклад, “ukr”,”rus”) |
|
26 |
Тип літератури (має співпадати з одним з типів літератури, які визначені в системі, наприклад, “Навчальна”) |
|
27 |
Читацька аудиторія (будь-який текст, наприклад, “Для студентів університетів культури”) |
|
28 |
Анотація (будь-який текст) |
|
29 |
Ціна (наприклад, “24.50”) |
|
30 |
Кількість примірників (наприклад, “50”) |
|
31 |
Кількість примірників в обмінному фонді (наприклад, “30”) |
|
32 |
Відомості постачальника (будь-яка інформація, наприклад, “Тільки за попередньою оплатою”) |
|
33 |
Відомості щодо примірників (наприклад, інвентарні номери: “345654, 345655, 345658”) |
|
34 |
Теми (наприклад, ' “Молекулярна фізика”, “Фізика сполук” ') |
В текстовому форматі поля мають розділятися символом-розділювачем (який не присутній в значеннях полів) і кожне поле має посідати своє місце. Кожен запис має починатися з нового рядка (тобто попередній запис має закінчуватись символом кінця рядка).
Другий варіант значно гнучкіший. Він дозволяє ввести будь-які визначені в системі поля, але потребує використання окремих програм-утіліт. Ці програми дозволяють прилаштуватись до формату текстового файлу і перевести інформацію в формат XML для подальшого вводу в систему. Вони описані в документі “Посібник адміністратора”.
У випадку, коли інформація надходить у вигляді електронних таблиц (наприклад, Excel) її слід зберегти в форматі csv і далі вводити в текстовому форматі за згаданими вище першим чи другим варіантом.
Слід зауважити, що у випадку, коли документ, який імпортується, в системі вже зареєстрований, можна просто додати інформацію про наявність (постачальник та його умови).
Такий підхід дає можливість читачу знайти документ, який пропонується постачальниками літератури і, в залежності від свого статусу, ввести потребу чи самостійно придбати його в приватному порядку.