План поповнення фонду

На підставі введених записів про потреби приймається рішення про поповнення фонду. Для фіксації таких рішень та відстеження процесу поповнення бібліотечного фонду призначений аркуш "Потреби" (в частині “Поповнення фонду”) форми “Комплектування документом”. Кожен запис цього аркуша відноситься до місця розподілу, який планується доукомплектувати певною кількістю примірників даного документа. При створенні запису в поле "На момент заповнення" вноситься кількість примірників, які відносяться до відповідного місця розподілу, в поле "Узг. кільк." записується, скільки примірників планується замовити для даного місця збереження, в полі "На поточний момент" виводиться кількість примірників в даному місці збереження в момент відкриття цієї форми. Кнопки та дозволяють відповідно внести або прибрати запис в формі. Слід зауважити, що для одного місця розподілу може бути створений тільки один такий запис. Це контролюється системою. Запис також може бути створений автоматично з відповідних записів про потреби в лівій частині форми. Для цього слід відмітити необхідні записи про потреби і натиснути кнопку . Записи про потреби будуть агреговані за місцями розподілу в записи поповнення фонду, так узгоджена кількість буде розрахована як сума кількостей за всіма записами про потреби для одного (відповідного) місця розподілу:

В процесі поповнення фонду кількість примірників, існуючих на поточний момент, буде поступово збільшуватись, одже в якийсь момент воно буде перевищувати сумарну кількість примірників, які були в фонді на момент створення запису і кількості узгоджених для придбання. Це є сигналом до того, що потреби задовільнені, одже запис можна прибрати.

Прийняття рішення про поповнення фонду можна здійснювати не тільки на підставі записів про потреби, а також, виходячи з наявності примірників в місцях розподілу. Для цього призначений другий аркуш - “Фонд”:

Для прийняття рішення про поповнення фонду примірниками документа та їх розподілу система надає додаткову інформацію, яка розміщена на четвертому, п'ятому та шостому аркушах.

На четвертому аркуші розміщені всі наявні документи бібліотечного фонду за кожним інвентарним номером:

На п'ятому – інформація про наявність окремих номері (томів), що використовуєтться в основному для періодичних видань.

На шостому – інформація про забезпеченість примірниками тем ТТП (наприклад, навчальних дисциплін):

Значення полів цього аркуша повністю відповідає параметрам тематико-типологічного плану в режимі аналіза.

Слід також зауважити, що в полі "Всього замовити" відображується загальна кількість примірників, яка має бути придбана у відповідності з введеними записами. В процесі роботи записи дозволяється поповнювати даними нових потреб або корегувати вручну.