Імпорт бібописів документів здійснюється з меню “Пуск/Імпортувати/Каталог документів/ Бібліотечний фонд”. Відображується діалогова форма “Умови імпорту”, яка складається з п'яти аркушів. Перший аркуш “Загальна інформація” дозволяє вибрати файл імпорту, задавши шлях до нього та визначивши його формат. Якщо файл було архівовано, попередньо необхідно його розархівувати. В разі, коли файл імпорту має текстовий формат або формат UNIMARC/USMARC, необхідно визначити кодування, а для текстового формату вибрати відповідний розділювач.
“Вид документа” вибирається з переліку видів документів, визначених в системі, і використовується так: якщо при імпорті вид документа визначити не можна (він відсутній або не відповідає ні одному з тих, що визначені в системі) цей вид стає видом даного документа.
Якщо в процесі імпорту виникли проблеми з деякими бібописами, то в журналі помилок буде зроблено відповідний запис, а сам бібопис буде перенесено в “Файл для неімпортованих записів”. Після виправлення невідповідностей прямо в цьому файлі його можна імпортувати безпосередньо.
На аркуші “Наявність” вказується, чи вводити відомості про наявність. Для випадків, коли така інформація в файлі відсутня (формати UNIMARC, USMARC, текстовий), чи може бути відсутня для деяких записів, слід вказати організацію – автора файлу, дату актуальності файлу і коментар. Якщо в процесі імпорту виявиться, що в якомусь запису в файлі імпорту вказана організація, яка не зареєстрована в системі, то така організація може бути автоматично зареєстрована за умов, що зроблена позначка в полі “Реєструвати нові організації під час імпорту”. Цю позначку може зробити лише користувач, який має права на реєстрацію організацій.
На аркуші “Дублетні документи” задаються режими роботи з дублетами. Поля “Бібопис” вказують на те, що робити в разі наявності в системі документа, для якого ведеться спроба ввести дублетний: не заносити, заносити чи заносити замість старого.
На аркуші “Примірники”
слід задати вказати, чи слід експортувати примірники (навіть коли
вони є в файлі імпорту). Якщо примірники слід імпортувати в
загальному, то треба вирішити, чи додавати примірники до документів,
які вже зареєстровані в системі. Якщо ні, то слід ввести позначку в
поле “Заборонити додавання...”. Інші поля дають
можливість ввести інформацію, що має додаватись до примірників (які
імпортуються) в разі, коли така інформація не може бути взята
безпосередньо з файлу імпорту. Такою інформацією є місця розподілу та
збереження документа, фонд та номер партії. Якщо відповідної партії в
переліку партій нема, її можна додати (кнопка
).
Слід зауважити, що перед тим, як вибирати необхідне значення,
спочатку слід поставити позначку на відповідному полі
“Використовувати”.
Аркуш “Каталоги тем” призначений для встановлення режимів імпорту інформації про теми. Праворуч позначаються каталоги, де будуть шукатися теми, що відповідають документу і супроводжують його в файлі імпорту. Якщо в каталозі знайдена тема, яка співпадає з темою, що вводиться, вважається, що це одна і та сама тема, і документ стане відноситись до неї (включається до неї). Ліворуч слід вибрати в точності один каталог тем, який буде застосовуватись для занесення туди тем, які не будуть знайдені в жодному з каталогів, визначених для пошуку.
Часто для занесення
нових тем доцільно створити тимчасовий каталог тем, а пізніше
перенести теми до одного з існуючих. Для цього передбачена кнопка
,
яка ініціює відображення форми “Каталог
тем”.