Дублетами (дублетними документами) в системі вважаються документи, у яких повністю співпадають значення полів бібліографічного опису, що визначені як поля дублетності. Такі поля в різних бібліотеках можуть відрізнятись, але, як правило, є: автор, назва, рік видання, місце видання, видавник, номер тома, номер частини.
При спробі реєструвати або імпортувати дублети система буде видавати відповідні повідомлення, або (у випадку імпорту) реагувати спеціальним чином (див. “Імпорт каталогу документів”).
Система допускає наявність дублетів, але забезпечує всі необхідні можливості, аби уникнути їх появі та можливості для їх усунення. Наявність дублетів в системі небажана, оскільки веде до плутанити при веденні обліку і видачі.
Для усунення дублетів передбачена форма “Дублетні документи”, яка відбирає всі (або всі, що задовольняють заданим умовам) документи, у яких співпадають значення полів дублетності.
Слід зауважити, що пошук дублетних є дуже “витратною” задачею, тобто потребує значних обчислювальних ресурсів (зокрема, часу). Тому слід планувати її, щоб не заважати нормальній роботі системи з іншими користувачами.
Перелік полів дублетності визначається адміністратором системи (меню “Параметри/Ключові параметри/Дублетність”).