Для відбору і перегляду документів застосовується таблична форма "Каталог документів". Для її відображення виберіть пункт меню "Форми\Каталог документів". Оскільки повний каталог може налічувати сотні тисяч записів, ця форма при відкритті автоматично не заповнюється.
За допомогою спеціальних засобів форми (фільтрів) серед всіх бібописи можна виділити певні групи за такими ознаками:
- чи має документ примірники: якщо має, то документ належить до власного фонду, інакше маємо справу з “віртуальною бібліотекою” (корисно для працівників бібліотеки, які мають справу тільки з власним фондом);
- вид документа: кожен вид документа має свої специфічні поля опису та інші особливості, від виду документа залежить відображення переліку документів в табличній формі “Каталог документів” (корисно при роботі з певним видом документа, наприклад, при роботі з періодикою, з нормативними документами, дисертаціями і т.і.);
- належність: кожен документ належить до певної групи користувачів, тільки член цієї групи може редагувати цей документ та передавати його іншій групі (корисно при підключенні до реєстрації документів працівників установи, до складу якої входить бібліотека, та при виконанні технологічних операцій, наприклад, при імпорті-експорті і т.і.).
Позначивши конкретний документ, можна відібрати всі документи, пов'язані з ним. Наприклад, позначивши номер журналу, можна відібрати всі статті, які опубліковані в ньому (зв'язок типу “аналітика”, перехід до складових частин), або, позначивши книгу, яка є перекладом, можна відібрати оригінал (зв'язок типу “переклад”, перехід до головного).
Позначивши документ, з цієї форми можна також відобразити інформацію про документ:
- бібопис документа,
- інформацію про наявність документа в інших установах,
- теми, які відповідають даному документу,
- інформацію про примірники даного документа.
Склад полів, які можна переглядати через цю форму, визначається параметрами Системи і залежить від того, який вид документів (або “Всі”) відбирається. Порядок розташування стовпчиків та їх розмір визначаються за загальними правилами роботи з табличними формами ( див. “Робота з табличною формою”) та фіксуються у відповідних профілях ( див. “Профілі”). Ця форма дозволяє переглядати відібрані документи у сукупності, але перелік полів, які відображуються по кожному документу є досить обмеженим, до того ж в ній незручно або навіть неможливо переглядати довгі поля, а також іншу інформацію про документ. Тому Система передбачає відповідні засоби (форми “Бібопис документа”, “Каталожна картка”, та ін.).