Обробка документа

Повна обробка документа включає:

1) визначення всіх відповідних полів бібліографічного опису;

2) визначення зв'язків документа з іншими документами;

3) класифікація документа, тобто визначення тем, до яких відноситься даний документ.

Повна обробка здійснюється відділом обробки бібліотеки і описана в документі “УФД/Бібліотека. Версія 2.4. Функціональні можливості”.

Виконання зазначених робіт здійснюється при реєстрації документа, а частіше, при редагуванні його. Для редагування бібопису слід відмітити документ в формі “Каталог документів” або “Перелік відібраних” і натиснути кнопку (пункт меню “Документ/Змінити бібопис”).

Визначення полів аналогічно реєстрації (див. “Реєстрація нового документа”).

Для визначення зв'язків документа з іншими документами слід натиснути кнопку або в залежності від того, який тип з'язку очікується встановити: на попередній (головний,...) або на наступний (складову частину,...). Далі у відповідній формі слід відібрати необхідні документи і встановити вид зв'язку. Так, наприклад, для журналу слід вибрати статті (наступні документи). Тип зв'язку – аналітика:

Слід зауважити, що для кожного виду документа адміністратором системи встановлюються вид “наступного” документа і зв'язок за замовчуванням. Так для номеру журналу за вид наступних документів встановлюється, як правило, “Стаття”, а за вид зв'язку - “Аналітика”.

Маючи відповідні повноваження, з цієї форми можна безпосередньо реєструвати нові документи та корегувати існуюючі.

Для класифікації документів в діалоговій формі "Бібопис документа" слід натиснути кнопку . Буде відображена діалогова форма:

Ліворуч може бути вибрано каталог тем, де бажано шукати відповідні теми. Праворуч відображуються теми, які відносяться до даного документа. Кнопки , та забезпечують можливість внесення тем до переліку тем документа та вилучення з нього. Для пошуку теми за контекстом в полі "Пошук" слід ввести частину слова, яке міститься в назві теми, і натиснути кнопку . Система знайде і відобразить у лівій нижній частині теми, які містять вказаний текст. Пошук буде здійснюватись у всіх каталогах тем, визначених для пошуку тем. Серед знайдених тем слід позначити потрібну тему і натиснути кнопку . Тема буде додана до тем документа. Якщо тема позначена, кнопка дає можливість перейти до каталогу тем, розкривши і відобразивши цю тему.

В цій же формі, маючи відповідні повноваження, можна додати нову, чи змінити існуючу тему.