Під час експорту дані про документи записуються в файл у форматі XML, або міжнародних комунікативних форматів USMARC та UNIMARC чи текстовий файл типу csv. Для того щоб експортувати каталог документів, виберіть пункт меню "Запуск/Експортувати". З'явиться стандартна діалогова форма Windows, де треба вказати назву файла, в який будуть експортовані дані.
В разі необхідності можна експортувати не весь каталог, а лише один чи декілька бібописів документів. Для того щоб експортувати бібописи документів, відкрийте форму "Каталог документів", позначте в ній необхідні документи і виберіть пункт меню "Документ/Експортувати/Позначені". Експорт окремих бібописів можна здійснити також за допомогою форми "Перелік відібраних": накопичте необхідні документи в цій формі, відкрийте її і виберіть пункт меню "Документ/Експортувати/Відібрані...".
Отриманий в результаті експорту файл можна передати для використання до іншої бібліотечної системи, яка може заносити інформацію з файлів у наведених вище форматах до своєї бази даних. Це може бути і система "УФД/Бібліотека", що встановлена в іншому місці.
Аналогічні файли можуть бути підготовлені за допомогою інших програм, в тому числі, тексових редакторів та електронних таблиць. Оскільки передбачаються різні джерела надходження таких файлів, система передбачає кілька форматів імпорту.
Для того щоб імпортувати дані з файла, виберіть пункт меню "Запуск\Імпортувати...". З'явиться діалогове вікно, в якому треба вибрати файл, якій містить дані імпорту, вказуючи формат імпорту (USMARC, UNIMARC, XML, система Марк, текст) та іншу інформацію:
В ньому в залежності від формату також вказується кодування, правила розділення тем (ключових слів), а також інформація про те, чи слід автоматично додавати введені документи до потреб та чи слід розрізняти великі та малі літери. Після виконання операції імпорту в журналі помилок можна знайти інформацію про хід виконання імпорту, а в файлі для неімпортованих записів – всі записи, що не були імпортовані через помилки. Ці записи можна виправити і імпорт продовжити, використовуючи файл неімпортованих записів як файл імпорту.
Якщо формат вводу не XML бажано ввести інформацію про наявність:
Тут слід вибрати організацію, ввести дату актуальності та коментар. Ця інформація буде стосуватись кожного документа, який імпортується. При імпорті в форматі XML ця інформація, як правило, не вводиться, оскільки вона у більшості випадків міститься в самому файлі.
Далі Система запропонує вибрати каталоги тем, в яких будуть шукатися теми імпортованих документів, для того, щоб встановити необхідні посилання:
Також Система запропонує вибрати каталог тем, до якого будуть віднесені теми імпортованих документів, не знайдені в попередньо вказаних існуючих каталогах тем.
Таким чином, різні бібліотечні системи за допомогою механізму експорту (імпорту) можуть обмінюватись між собою інформацією про видання.
Майте на увазі, що під час експорту (імпорту) передаються лише дані про бібопис документа і назви тем, до яких він віднесений. Вся інша інформація (структура каталогів тем, примірники документа тощо) не передається.
Для збереження та передачі каталогів тем із збереженням інформації про підпорядкованість тем в Системі передбачені спеціальні функції експорту-імпорту. Для того щоб експортувати каталог тем, виберіть пункт меню "Каталог тем\Експортувати". З'явиться стандартне діалогове вікно Windows, в якому треба вказати назву файла, в який будуть експортовані дані.
Для того щоб імпортувати дані каталога тем з файла, виберіть пункт меню "Каталог тем\Імпортувати...". З'явиться діалогове вікно Windows, в якому треба вибрати файл, дані з якого будуть імпортовані.
Слід зауважити, що імпорт каталога тем доцільно здійснювати перед імпортом каталога документів. Це пов'язано з слідуючими обставинами. Теми документів з каталога, який імпортується, співвідносяться з вибраними каталогами тем таким чином: якщо тема, яка міститься в документі, співпадає з темою відповідного каталога тем, то документ відноситься до даної теми, тобто доступ до нього можливий з цієї теми, скільки разів і в якому місці ієрархії тем вона б не зустрічалась. Тобто теми документа будуть наче підставлені в належне місце заданих існуючих ієрархій. Така операція виконується при імпорті (при відповідно заданих параметрах імпорту) як документів, так і каталогів тем. Але якщо каталог тем імпортується раніше, то теми будуть існувати і займати належне місце в ієрархії до того, як документи імпортуються, тобто все піде за наведеною схемою. Інакше в каталогах тем їх не буде і вони будуть створені в каталозі тем "За замовчуванням", а потім виникне проблема, як співвіднести таким чином введені теми з тими, що будуть імпортовані пізніше в складі каталога тем.