Поповнення каталогу документів здійснюється двома шляхами: за допомогою засобів реєстрації і корегування документів та імпортуванням бібліографічних описів з інших каталогів. Реєстрація документів може здійснюватись працівником бібліотеки або іншою особою при наявності відповідних повноважень (див. “Повноваження користувачів”). При реєстрації бібопис документа буде належати групі користувачів, член якої зареєстрував його. Це означає, що тільки користувач цієї групи може надалі редагувати його. Проте він може передати документ до іншої групи.
Розподіл документів за належністю до груп дозволяє розділити каталог на частини і дозволити введення бібліографічних описів навіть читачам. Це має сенс, оскільки при введенні потреб та інших випадках бібліографічного опису документа може не існувати, отже його треба створити. Цілий ряд документів доцільно зареєструвати в Системі з посиланням на доступні місця отримання, в тому числі інші бібліотеки. Зрозуміло, що кожна група користувачів несе відповідальність за свою частину каталогу. Так деяким читачам, наприклад, відповідальним працівникам установи, до складу якої належить бібліотека, надаються права реєстрації документів. Вони відповідатимуть за кожний бібопис документа зі своєї частини каталогу до тих пір, поки не передадуть його відділу комплектування бібліотеки з метою подальшого придбання книги. Отримуючи книгу, відділ комплектування і тільки він може вносити зміни в бібопис. Після цього бібопис передається до відділу обробки, де корегується у відповідності до стандартів та співвідноситься з класифікаторами.
Слід зауважити, що при необхідності перегляду тільки частини каталогу потрібно задати відповідні умови вибору.