Повноваження в Системі визначаються для кожної групи користувачів окремо. Кожний користувач належить одній або кільком групам. При цьому лише одна група визначається як основна. Якщо користувач належить до кількох груп одночасно, його повноваження визначаються як сума повноважень всіх груп, до яких він належить. Якщо в Системі необхідно внести інформацію про групу, до якої належить користувач, то буде занесена його основна група.
Належність користувача до певної групи визначає:
1) можливість виконання тих чи інших функцій. Часто сірі пункти меню або кнопки на панелі управління чи в формах означають відсутність повноважень на застосування відповідних функцій;
2) можливість редагування тої чи іншої частини каталогу документів. Нагадаємо, що документ (бібопис) належить в точності до однієї групи користувачів, тільки користувач цієї групи може редагувати та вилучити цей документ, або передати його до іншої групи;
3) можливість редагування і вилучення каталогу тем. Каталог тем також має свого власника – в точності одну групу користувачів, тільки користувач цієї групи може редагувати цей каталог (додавати та вилучати теми), вилучити його або передати його до іншої групи;
4) можливість використання зовнішніх вихідних форм: для кожної зовнішньої вихідної форми явно визначається перелік груп, користувачі яких можуть застосовувати цю форму.
Належність користувача до тієї чи іншої групи визначається системним адміністратором.
Кожен користувач може переглянути свої повноваження через форму “Повноваження” (пункт меню “Запуск/Повноваження”):
Групи, до яких належить користувач, наведені в полі “Група” через кому. Повноваження за обома групами об'єднуються.