Для врахування потреб бібліотеки в літературі Система пропонує спеціальну процедуру. Вона передбачає участь у формуванні потреб як працівників бібліотеки, так і інших осіб, зокрема, працівників установи, до складу якої входить бібліотека. Потребу можна зареєструвати тільки для документа, який описаний в каталозі, тобто має бібліографічний опис. При відсутності в каталозі відповідного бібліографічного опису його треба ввести, тобто документ необхідно зареєструвати. Зрозуміло, що створити коректний бібліографічний опис непросто і покладати таку роботу слід на фахівців. Проте ввести основні атрибути документа, як-то автора, назву, видавництво, рік і місце видання та декілька інших атрибутів, може кожен читач. Перелік обов'язкових для вводу атрибутів спирається на визначення дублетності (див. “Дублетність”) і залежить від конкретної бібліотеки. Дозволивши таким чином реєструвати документи, адміністратор Системи забезпечує можливість оперативного вводу скорочених бібописів документів як для складання потреб, так і для інших цілей, наприклад, вводу рекомендованої літератури.
Зареєструвавши або відібравши існуючий документ, можна зареєструвати потребу. Для цього слід виділити документ в формі “Каталог документів” і вибрати пункт меню “Документ/Потреби”. Відобразиться форма:
В цій формі перелічені всі (або в
залежності від вибраного статусу) потреби, введені для цього
документа. Для вводу потреби слід натиснути кнопку
,
розміщену над переліком потреб. У новому рядку слід ввести такі дані:
хто заявив потребу (його ім'я), місце розподілу, для якого
заявляється потреба, тема класифікатора ТТП (навчальна дисципліна і
т.і.), підрозділ (факультет, відділ), підпідрозділ (кафедра,
лабораторія), кількість примірників та пріоритет потреби. При цьому
їм'я, місце розподілу, тему та кількість слід вважати обов'язковими.
Кількість примірників і пріоритет рекомендується вказувати з
урахуванням наявних примірників та зроблених бібліотекою замовлень.
В формі можна відображати всі або
тільки актуальні чи виконані потреби (вибирається в фільтрі
“Статус”). Кнопка
дозволяє додати новий рядок до переліку потреб, а кнопка
дозволяє прибрати позначений рядок. Редагування інформації в рядках
виконується безпосередньо.
Запропоновані в системі засоби забезпечують можливість організації діалога між особами, зацікавленими в комплектуванні: працівники установи (методисти, бібліографи і т.і.) вводять потреби, комплектатори реагують на них. Рекомендується, щоб потреби реєстрували працівники бібліотеки та інші особи, відповідальні за наявність документів, на підставі результатів аналізу тематико-типологічного плану, аналізу відмовлень, пропозицій постачальників та планів видання літератури.
Для обліку потреб Система включає спеціальну форму “Потреби”, за допомогою якої можна передивитись потреби на різні документи, відібрати і відсортувати їх за певними ознаками, а в разі необхідності, роздрукувати форму або передати її до електронної таблиці для подальшого оформлення. Ця форма доступна через пункт меню "Форми\Потреби":
Відібравши конкретну потребу, можна
перейти в описану вище форму “Потреби у документі” Для
цього слід скористатися кнопкою
або пунктом меню "Потреби\Редагувати потребу".
Потреби можна також вводити і редагувати з форми “Комплектування”,
яка доступна для виділеного (в формі каталога) документа через пункт
меню “Документ/Комплектування” або з форми
"Бібопис документа"
за кнопкою
.
Ця діалогова форма призначена спеціально для комплектаторів і має
вигляд:
Форма складається з шести аркушів. На першому аркуші розміщені дві форми: ліворуч - "Потреби", праворуч - "Поповнення фонду".
Робота з формою “Потреби”
практично не відрізняється від описаної вище: за допомогою кнопки
можна додати нову, а за допомогою
- вилучити виділену потребу. Кнопка
призначена для зміни статусу потреби. Передбачені в формі фільтри
статусу для потреб і замовлень дозволяють відображати
потреби/замовлення певного статусу (актуальні, зняті, виконані і
т.і.).