Система "УФД/Бібліотека" (далі по тексту "Система") призначена для автоматизації всіх основних виробничих циклів бібліотеки:
- комплектування бібліотечного фонду (визначення потреб, замовлення літератури, оформлення надходжень, облік і аналіз фонду, списання);
- обробки документів (складання бібліографічного опису документа, класифікація, створення каталогів тем);
- бібліографії (складання аналітичних описів, підготовка бібліографічних довідок);
- обслуговування читачів (пошук і замовлення документів, комплектування замовлень, видача та повернення документів);
Система включає засоби для автоматизації таких основних операцій:
Відбір, перегляд та друк документів:
- відбір документів за заданими критеріями (темами та значеннями полів бібліографічного опису);
- сортування відібраних документів за вказаними критеріями в порядку зростання або зменшення значень;
- перегляд та друк інформації щодо відібраних документів у вигляді рядків таблиці, каталожних карток та повних бібліографічних описів;
Комплектування фонду:
- створення та аналіз тематико-типологічного плану комплектування фонду;
- аналіз відмовлень в літературі;
- врахування пропозицій постачальників;
- складання потреб в літературі;
- планування поповнення фонду;
- складання замовлень літератури у постачальників;
- обробка надходжень (партій літератури);
- списання літератури;
- друк книг інвентарного та сумарного обліку;
- аналіз статистики комплектування бібліотечного фонду;
Обробка документів:
- каталогізація видань (створення бібліографічних описів документів відповідно держстандарту 7.1-84, з урахуванням стандартів USMARC та UNIMARC);
- створення та підтримка каталогів тем (класифікаторів, рубрикаторів, систематичних та тематичних каталогів і т.і.);
- визначення зв'язків документів (документ-частина, серія-елемент серії, оригінал-переклад, документ-додаток і т.і.);
- підтримка та використання авторитетних записів та переліків типових значень;
Організація доступу до електронних документів (електронних копій):
- занесення електронних копій документів до бази даних чи відповідних контейнерів локальної мережі;
- утримання електронних адрес документів, які розміщені на компакт-дисках, в локальній та глобальній мережах;
- перегляд та друк електронних копій документів, знайдених в каталозі;
- шифрування електронних копій;
Ведення інформації про читачів та організації:
- введення та утримання інформації щодо читачів бібліотеки та організацій (постачальників літератури, бібліотек-учасників МБА, зведених каталогів та ін.);
- відбір читачів та організацій за різними критеріями, сортування, перегляд та друк відібраної інформації;
- перегляд та друк картки читача та організації та іншої супутньої інформації про читачів та організації;
Обслуговування читачів
- відбір примірників документів та реєстрація видачі їх читачам;
- реєстрація повернення документів читачами;
- перегляд переліків документів, виданих читачеві, які повернені, не повернені, термін повернення яких прострочено;
- застосування технологій штрих-кодування для ідентифікації документів та читачів;
Експорт імпорт інформації:
- бібліографічних описів документів в форматах USMARC, UNIMARC та XML;
- інформації щодо бібліотечного фонду в форматі XML;
- інформації про читачів та організації в форматі XML;
- додаткової інформації (каталогів тем, словників, типових значень і т.і.) в форматі XML.
Система передбачає налагодження широкого кола параметрів для пристосування Системи до потреб конкретної бібліотеки, створення різноманітних словників та переліків з можливістю їх експорту-імпорту в форматі XML.
Система орієнтована на роботу в комп`ютерній мережі, де велика кількість користувачів одночасно працює з серверами застосувань та баз даних. Система побудована за архітектурою клієнт-сервер, базується на системах управління базами даних реляційного типу, які підтримують стандарт SQL.
Клієнтська частина Системи функціонує на комп'ютерах типу IBM PC під управлінням операційних систем MS Windows 95/98/NT/2000/XP.
Клієнтська частина системи однакова для всіх серверів. При реєстрації користувача вона автоматично визначає тип сервера, який управляє відповідною базою даних.
Система відтестована для таких серверів управління базами даних:
- Centura SQLBase 6.01,
- Microsoft SQL Server 6.5,
- Microsoft SQL Server 7.0,
- Microsoft SQL Server 2000,
- Oracle8i Enterprice Edition. Release 8.1.5.
В цьому документі викладені основні поняття та описані засоби Системи, однакові для всіх груп користувачів: працівників різних відділів бібліотеки, робітників установи, до складу якої входить бібліотека, сторонніх користувачів. Це засоби роботи з каталогами документів і тем, в тому числі: перегляд інформації про документи, відбір документів та реєстрація документів, а також засоби налагодження робочих місць користувачів.
Спеціальні засоби для комплектування, обробки літератури та обслуговування читачів, викладені в документі “УФД/Бібліотека. Версія 2.4. Функціональні можливості”.
Засоби налагодження параметрів системи описані в документі “УФД/Бібліотека. Версія 2.4. Налагодження і підтримка”.