Наявність документа

З кожним документом в системі пов'язується інформація про те, де цей документ може бути отриманий. Це з одного боку посилання на наявні примірники, які є в фондах даної бібліотеки, а з іншого – організації, які мають документ: інші бібліотеки або постачальники літератури. Перелік таких організацій доступний через форму "Наявність документів". При реєстрації нового документа чи редагуванні існуючого бібопису можна також корегувати інформацію про наявність. Для цього в формі "Бібопис документа" слід натиснути кнопку , або скористатись пунктом меню "Документ/Наявність". Такий пункт меню доступний також з форм "Перелік відібраних" та "Бібліотечний фонд". Форма має вигляд:

Вона дозволяє вводити, корегувати і вилучати записи про наявність даного документа, що надалі використовується при перегляді інформації про документ, щодо отримання або придбання документа, а також при формуванні замовлень на комплектування фондів бібліотеки.

Інформація про наявність експортується та імпортується разом з бібописом документа в форматі XML, якщо задані відповідні параметри (див. "Параметри робочого місця") і вибраний відповідний режим імпорту (див. "Експорт-імпорт документів").

При імпорті бібопису документа Система додає інформацію про наявність навіть тоді, коли сам бібопис як дублетний не вводиться, тобто коли в Системі вже є такий документ і тому його не вводять. При цьому Система перевіряє, чи є запис про наявність документа в організації серед існуючих записів. Якщо нема, запис просто додається. Інакше Система порівнює дату актуальності запису (стовпчик “Дата” в формі) з датою вигрузки. Якщо дата вигрузки більш пізня, старий запис замінюється новим. Так досягається підтримка актуальності цієї інформації в Системі.

Таким чином, при регулярному обміні інформацією між бібліотеками та організаціями – постачальниками літератури Система накопичує і підтримує актуальність інформаціі про наявність автоматично.