Термін "документ" визначає одиницю інформації, що є предметом каталогізації. Це може бути книга, журнал, газета, стаття на паперовому носії, або аудіокасета, платівка, відеострічка, комп'ютерний файл тощо. Документом можна вважати видання або його частину.
Для кожного документа, що міститься в бібліотеці, складається бібліографічний опис або, скорочено, бібопис. В бібописі зберігаються загальні відомості про документ: назва, автор, видавництво, рік видання тощо. Крім того, в ньому можуть бути дані, специфічні для деякого виду документа. Наприклад, для книги це можуть бути відомості щодо назви (підручник, навчальний посібник і т.і.), період, до якого відноситься зміст, тощо. Для серіального видання це можуть бути поля з інформацією про назву серії, назву підсерії тощо. Надалі там, де не виникає двозначності, для простоти замість “бібопис документа” буде вживатись слово “документ”.
Бібопис складається із сукупності полів. Загальна кількість різних полів може сягати сотень. При цьому для різних груп документів застосовуються лише частина з них. Тому для зручності документи поділяються за видами. Вид документа визначає сукупність полів, які мають заповнюватись при реєстрації, застосовуватись при відборі та перегляді. Вид документа може впливати на спосіб відображення та друку відповідних документів.
Окремими видами документів можуть бути багатотомне видання, книга, журнал, номер журналу, стаття і т.і.
Документи можуть бути зв'язані один з одним. Наприклад, багатотомне видання зв'язане з окремими томами, книга – з додатками, переклад – з оригіналом, стаття - з журналом і т.і. При складанні бібопису документа мають також вказуватись зв'язки документа з іншими документами.
Документ може мати примірники. Паперові примірники: книги, журнали, брошури, газети, картографічні матеріали, проектно-конструкторська документація і т.і. Непаперові примірники: аудіо та відеокасети, діафільми, мікрофіші, слайди, компакт-диски і т.і. Кожен примірник має інвентарний чи обліковий номер, місце розподілу, місце збереження та відноситься до певної партії надходження (сумарного номеру).
З документом пов'язується інформація про наявність відповідних примірників в інших організаціях (у бібліотеках, у книгопостачальників, в архівах і т.і.).
З документом пов'язується посилання на електронну копію документа (електронний документ), яка зберігається в базі даних, в деякому контейнері в локальній мережі, або розміщена в локальній мережі, на компакт-диску чи в мережі Internet.
Каталог документів (електронний каталог) - це повний перелік всіх зареєстрованих документів. Елементом каталогу є бібліографічний опис документа. Система пропонує засоби відбору документів за ознаками (значеннями полів бібопису) та за темами, до яких вони відносяться. В результаті відбору можна отримати перелік документів для перегляду та друку. Цей перелік може бути відсортованим за значеннями одного або декількох полів.
Каталог розділяється за належністю. Кожен бібліографічний опис належить певній групі користувачів. Це означає, що тільки член цієї групи може змінювати бібопис.
Тема (назва, поняття, рубрика і т.і.) співвідноситься з документом для його подальшого ефективного пошуку. Тему можна представляти як папку, в яку вкладаються документи. З іншого боку, темами можна вважати ключові слова (subject), які вставляються в бібопис документа.
Кожний документ може бути віднесений до однієї або до кількох тем одного або кількох каталогів.
Каталогом тем є сукупність тем, організованих в ієрархію. Для роботи з темами передбачена спеціальна форма.
В Системі може бути створено багато каталогів тем. Для пошуку необхідних документів можна скористатись одночасно кількома з них.
Вважається, що за умов наявності достатньо коректних і повних каталогів тем, пошук за темами буде найбільш популярним. Система надає ефективні засоби відбору документів, які відносяться до заданої теми або теми з її підтемами.
Каталогами тем можуть бути класифікатор ББК чи УДК, рубрикатор ДАСНТІ, систематичний каталог, каталог персоналій, а також перелік спеціальностей, адміністративна структура установи, до якої належить бібліотека, навчальні дисципліни, тощо.
Для накопичення результатів пошуків документів передбачений спеціальний перелік, який підтримується на протязі всього сеансу роботи користувача з Системою. Документи, які містяться в цьому переліку, називаються відібраними документами. Для перегляду і редагування цього переліку застосовується спеціальна форма "Перелік відібраних".
Документи, що зберігаються в електронному вигляді, можна переглядати безпосередньо за допомогою Системи. При цьому для роботи з документом Система застосовує відповідну програму. Наприклад, для документа формату Word викликається програма MS Word або Wordpad, а для документа формату PDF - Adobe Acrobat Reader. Коли документ зберігається в базі даних або в контейнері даних в локальній мережі, Система спочатку переписує його в файл робочого каталогу на комп'ютер користувача, а потім запускає відповідне застосування. В разі, коли документ, що знаходиться в базі даних або в контейнері, запакований та/або зашифрований засобами Системи, то перед запуском застосування Система розгортає та дешифрує його (якщо пароль буде вказано вірно). Якщо такий документ переглядається повторно, Система не переписує його ще раз, а використовує наявну в робочому каталозі копію.
Документи, для яких створені тимчасові копії на комп'ютері користувача, називаються відкритими документами. Після закінчення роботи з Системою всі тимчасові копії на комп'ютері користувача автоматично знищуються. В разі необхідності тимчасові копії можуть бути знищені і під час роботи з Системою за командою користувача з форми "Відкриті документи".
Для того, щоб замовити певний документ, читач повинен спочатку знайти його в каталозі. Знайдений документ відмічається і замовляється. При цьому він заноситься в форму "Замовлення читачів". Документи, які занесені в цю форму, називаються замовленими документами.
Працівник бібліотеки, який відповідає за комплектування замовлень в конкретному місці збереження, отримує замовлення і виконує його, тобто знаходить конкретні примірники замовлених документів і вносить номери документів у відповідні поля цієї форми. Факт занесення номерів свідчить про те, що замовлення виконане. Після того, як документи доставлені до місця видачі, вони можуть бути видані читачеві. При видачі примірники документів вилучаються з форми "Замовлення читачів" і заносяться до форми "Видані документи". Після повернення примірника документа читачем, цей примірник вилучається з форми "Видані документи". При цьому історія видачі документа зберігається.
Якщо у замовленні відмовлено, документ просто вилучається з форми "Замовлення читачів", натомість в формі "Відмовлення" робиться відповідний запис.
Тематико-типологічний план (ТТП) призначений для аналізу складу книжкового фонду в розрізі структури бібліотеки і її тематичної направленості. Він спирається на каталог тем, який називається класифікатором ТТП. Обов'язковими параметрами ТТП крім класифікатора ТТП є місце розподілу документів, підрозділ та підпідрозділ. Всі інші параметри визначаються адміністратором системи.
Потреби - це перелік літератури, який бажано замовити для комплектування бібліотечного фонду. Кожна потреба посилається на документ (бібопис) і містить інформацію про місце розподілу (для якого фіксується потреба), кількість необхідних примірників, пріоритет, мотивацію, а також хто і коли ввів потребу. Перелік потреб відображається у формі "Потреби". Тут передбачені засоби відбору і сортування. Перелік потреб в конкретному документі доступний з меню “Документ” або з бібопису даного документа.
Кожне замовлення відноситься до одного конкретного документа і містить інформацію про організацію-постачальника, до якої направлено дане замовлення, дату складання та відмітку про виконання. Перелік замовлень відображається у формі "Замовлення (комплектування)". Тут передбачені засоби відбору і сортування. Перелік замовлень для конкретного документа доступний з меню “Документ” або з бібопису даного документа.
Кожне надходження літератури оформлюється як партія. Партія має номер, дату, інформацію про організацію-постачальника, номер та дату накладної. Перелік надходжень (партій) відображається в формі "Надходження до фонду". Тут передбачені засоби відбору і сортування. По кожній партії складається акт надходження, який може бути надрукований.
Розділяють масове списання (застарілі, непотрібні примірники) та поодиноке (втрачені, зіпсовані примірники). При масовому списанні оформлюється акт, куди заносяться примірники. При поодинокому списанні певні примірники відмічаються до списання. Перелік таких примірників накопичується в Системі. При складанні акту списання з цих примірників вибираються необхідні і заносяться в акт. Кожний акт має номер, дату, перелік списаних примірників та відповідальних за списання. Перелік актів списання доступний через форму "Вибуття з фонду". Тут передбачені засоби відбору і сортування. Акт списання може бути надрукований.
Основним форматом імпорту-експорту інформації в системі є XML - сучасний комунікативний формат. В цьому форматі забезпечується обмін будь-якою інформацією, що зберігається в системі.
Для бібліографічних описів підтримуються формати USMARC та UNIMARC - міжнародні стандарти збереження та передачі бібліографічної інформації. Підтримка зазначених стандартів означає, що, по-перше, поля бібопису документа мають однозначну інтерпретацію, яка відповідає описаній в стандарті. По-друге, бібліографічну інформацію, що міститься в базі даних, можна повністю або частково записати в файл формату відповідного стандарту.
При імпорті бібописи документів вводяться з файла в форматі відповідного стандарту і заносяться в базу даних. Поряд з XML, USMARC та UNIMARC система підтримує також імпорт бібліографічних описів в розміченому текстовому форматі, що дозволяє безпосередньо скористатися даними, підготовленими в офісних застосуваннях (текстових редакторах та електронних таблицях).
Бібопис документа включає теми, що належать різним каталогам. Ієрархія тем зазначеними стандартами не підтримується, отже при експорті не враховується. Для подолання цієї проблеми передбачена окрема функція експорту каталогу тем, яка забезпечує вивантаження каталогу окремо з урахуванням підпорядкованості тем.
За допомогою експорту та імпорту можна передавати дані до інших систем, отримувати дані від інших систем або обмінюватися даними між версіями Системи, встановленими в різних місцях.
В Системі передбачена можливість експорту-імпорту бібліотечного фонду (бібописи разом з примірниками), інформації про наявність, а також інформації про читачів та організації. Для цього використовується формат XML. Експорт-імпорт бібліотечного фонду дозволяє обмін бібліотеки інформацією з філіями або іншими бібліотеками через МБА. Така інформація може супроводжувати конкретні примірники.
Система не має чітко визначених робочих місць (АРМів). Натомість для роботи з Системою передбачена велика кількість різноманітних форм. Розміри цих форм та їх розташування на екрані можна змінювати. Таким чином можна налагодити форми так, щоб виконання потрібних операцій було максимально зручним. Сукупність параметрів такого налагодження називається профілем.
В Системі є можливість створювати багато різних профілів (див. Профілі). При роботі з Системою в будь-який момент можна вибрати необхідний профіль, при цьому автоматично будуть відкриті необхідні форми, встановлені їх розмір та розташування на екрані. Якщо до моменту вибору профілю деякі з форм були вже відкриті, то інформація з них не прибирається.