Замовлення на літературу містить три основних компонента: що замовлено, ким замовлено і де має бути видано. Перший компонент є посилання на документ (бібопис документа), другий – посилання на читача, а третій є місцем видачі. Після того, як замовлення введено, Система визначає, де слід підбирати примірник. Для цього вона використовує інформацію місця видачі, де в порядку пріорітету перелічені всі місця збереження, які “обслуговують” вказане місце видачі. Так, наприклад, для читального залу типовим переліком місць збереження є: 1) власне читальний зал (підручний фонд), 2) локальне книгосховище, 3) центральне книгосховище. Тоді Система перевіряє, чи є вільні примірники в підручному фонді, якщо є, то направляє замовлення в читальний зал, інакше, чи є вільні примірники в локальному книгосховищі, якщо є , то направляє замовлення локальне книгосховище і т.д. “Направити замовлення” для Системи означає створення запису, де міститься вся інформація про замовлення: що і ким замовлено, де має бути видано, статус замовлення, де слід підбирати примірник і номер призначеного примірника. Якщо в усіх доступних місцях збереження ні один примірник не значиться, то в замовленні автоматично буде відмовлено через відсутність примірників. Якщо такі примірники є, але видані, то замовлення буде автоматично поставлено в чергу. При цьому місце збереження не вибирається, оскільки заздалегідь невідомо, який з примірників буде повернено раніше.
Зазначена інформація може переглядатися в формі "Замовлення читачів". Вона, зокрема, є основною при комплектуванні читацьких замовлень на місцях збереження документів. Спеціальний фільтр "Місце збереження" дозволяє відбирати тільки ті замовлення, які стосуються даного місця збереження. Так працівник, відповідальний за комплектування замовлень в науковому книгосховищі (кімната 24), буде працювати приблизно з такою формою:
Якщо інформації у формі буде досить
багато, для зручності можна скористатись іншими фільтрами. Наприклад,
фільтр "Місце видачі" дозволяє відібрати тільки примірники,
які мають бути доставлені на конкретне місце видачі. Для того, щоб
інформація в формі була актуальною, працівник має періодично
відновляти її за допомогою кнопки
,
клавіші F5 або пункту меню "Таблиця\Відновити". Для цього
також можна встановити таймер, натиснувши кнопку
.
У віконці над вказаною кнопкою в форматі mm:ss (хвилини:секунди)
відображується час, який залишилишився до відновлення інформації.
Період відновлення в секундах вказується в параметрах робочого місця.
Зроблене читачем замовлення
відобразиться в цій формі після чергового відновлення інформації зі
статусом “Замовлено”. Далі слід призначити замовленню
примірник. Для цього слід позначити відповідне замовлення і натиснути
кнопку
.
В формі “Примірник для видачі” будуть відображені всі
примірники, які можна вибрати в даному місці збереження.
Примірників може не бути в
наявності. Таке може статися за кількох обставин, зокрема, коли
кількість одночасно зроблених замовлень на якийсь документ перевищить
кількість наявних примірників. Якщо примірників в наявності нема, то
задовольнити замовлення в
даному місці збереження не можна. В цьому випадку спочатку слід
перевірити, чи є примірник в іншому доступному місці збереження, і,
якщо є, перенаправити його туди. Для цього слід натиснути кнопку
(пункт меню “Документ/Перенаправити”). Якщо відповідний
примірник буде знайдено, в замовленні зміниться місце збереження
(куди замовлення направлене), інакше нічого не зміниться. Тоді слід
або відмовити читачу (кнопка
попередньої форми "Замовлення читачів", пункт
меню "Документ\Відмовити") , або зачекати, доки відповідний
примірник повернеться до фонду, тобто поставити замовлення в чергу,
натиснувши кнопку
(пункт меню "Документ\Поставити в
чергу"). Для прийняття рішення корисно скористатись
кнопкою
,
яка дозволяє передивитися також і видані примірники.
Якщо примірники в наявності є,
рекомендується надрукувати замовлення. Для цього слід натиснути
кнопку
.
В результаті буде надруковано замовлення приблизно такого вигляду:
Слід зауважити, що формат (бланк) замовлення визначається адміністратором системи за допомогою відповідного шаблону. Замовлення можна не друкувати, але в цьому випадку ускладнюється робота в великих сховищах: підбирати примірники на полицях значно зручніше, маючи в руках роздруковані замовлення.
Зауважимо, що надруковане замовлення надалі може виконувати роль формуляра.
За допомогою шифру та
авторського знаку працівник має знайти і відібрати абиякий з вільних
примірників. Повернувшись на робоче місце зі знайденим примірником, в
формі “Примірник для видачі” для замовленого документа
він має позначити вибраний примірник в переліку, і натиснути кнопку
:
Нехай номер відібраного
примірника 1483856. Позначимо його і натиснемо кнопку
.
Після цього інформація в формі "Замовлення читачів"
дещо зміниться: в полі "Статус"
з'явиться значення "Знайдено", а у полі "Номер
примірника" буде фігурувати значення “1483856”:
Слід зауважити, що використання штрих-кодових технологій може дещо спростити призначення примірників. Так, маючи сканер штрих-коду, в формі “Замовлення читачів” достатньо просканувати номер примірника (штрих-кодову наклейку). Система перевірить, чи є в формі одне позначене замовлення. Якщо є, то чи відповідає примірник документу, який фігурує в цьому замовленні. Якщо відповідає, то примірник, номер якого проскановано, призначається цьому замовленню. Якщо в формі не позначено жодного замовлення, то Система шукає замовлення, документ якого відповідає цьому примірнику. Якщо є одне таке замовлення, то просканований примірник призначається цьому замовленню, інакше Система перепитає, якому замовленню зі знайдених має бути призначений примірник. Якщо відповідних замовлень нема, видається повідомлення.
Відібрані примірники слід доставити до відповідних місць видачі документів.