Складання замовлень здійснюється працівниками бібліотеки на підставі введеної інформації про поповнення фонду та пропозиції книгопостачальників. Для цього в системі передбачений другий аркуш форми “Комплектування документом”:
В полі “Всього замовити” відображується кількість примірників, яку вирішено замовити. На даному етапі необхідно лише вирішити, у якого постачальника замовляти, внести відповідні дані та, можливо, надрукувати відповідні папери.
На аркуші розміщені дві таблиці: в
верхній – перелік записів про наявність документа у
постачальників літератури, в нижній – перелік замовлень.
Замовлення можна ввести вручну, скориставшись кнопкою
і заповнивши всі відповідні поля створеного запису. Якщо при цьому в
переліку організацій – постачальників літератури відсутня
відповідна організація, її можна додати, натиснувши кнопку
і заповнивши необхідні відомості про неї.
Автоматизувати процес введення
замовлень можна таким чином: відмічається постачальник, натискається
кнопка
і в переліку "Розміщення замовлень" з'явиться новий рядок,
куди слід додати кількість примірників, яку вирішено замовити.
Зауважимо, що кількість примірників, яку бажано замовити,
відображується в полі "Всього замовити". Для того щоб
прибрати замовлення, слід виділити його і натиснути кнопку
,
що знаходиться праворуч від переліку замовлень. Кнопка
дозволяє змінити статус замовлення. Статус замовлення бажано
змінювати при його повному виконанні, тобто, коли надійшли всі
замовлені примірники.
Надрукувати замовлення можна тільки
тоді, коли для даного типу замовлення в Системі передбачений шаблон.
Шаблони створюються системним адміністратором окремо для різних груп
постачальників у відповідності з запропонованими ними форматами. Якщо
відповідний шаблон є, слід вибрати його з переліку шаблонів (праворуч
від кнопки
),
позначити замовлення, які слід надрукувати, і натиснути кнопку
.
Слід зауважити, що в перелік
постачальників цієї форми попадуть всі організації, які є
постачальниками літератури, і у яких в наявності є відповідний
документ. Таким чином сюди можуть попасти організації, які не
поставляють даний документ, хоча в принципі можуть виступати
постачальниками. В цьому випадку, як правило, відсутня ціна.
Інформацію про організацію з цього переліку можна передивитись,
позначивши її і натиснувши кнопку
.
Для обліку замовлень Система включає спеціальну форму “Замовлення (комплектування)”, за допомогою якої можна передивитись замовлення, відібрати і відсортувати відібрані замовлення за певними ознаками, роздрукувати форму або передати її до електронної таблиці для подальшого оформлення. Ця форма доступна через пункт меню "Форми\Замовлення(комплектування)":
Слід зауважити, що аналогічно потребам Система передбачає збереження історії замовлень, тобто очікується, що неактуальні (виконані або зняті) замовлення мають залишатися. По мірі надходження літератури замовлення мають відмічатися як виконані (примірники отримані) або зняті (примірники не можуть бути отримані або отримувати їх не доцільно). При цьому в формі “Комплектування документом” рядок замовлення в переліку замовлень буде автоматично вилучений (оскільки в ній відображаються лише актуальні замовлення), натомість в переліку фонду з'являться отримані примірники.
Для того, щоб надрукувати замовлення, слід позначити їх в переліку і вибрати пункт меню “Замовлення/Друкувати замовлення”. Система запропонує вибрати шаблон з переліку шаблонів, призначених для друку замовлень. Якщо такий шаблон один, він вибереться автоматично. Якщо шаблонів нема, Система видасть відповідне повідомлення.