Книги інвентарного та сумарного обліку складаються Системою автоматично на підставі інформації про надходження літератури.
Система допускає наявність кількох книг інвентарного обліку: для балансових, небалансових, номерних, безномерних та ін. Визначення книг інвентарного обліку здійснюється адміністратором (див. “Книги інвентарного обліку”).
Для друку сторінок книги сумарного обліку слід скористатись пунктом меню "Запуск/Друк книги інвентарного обліку". Буде відображена діалогова форма:
В правому верхньому полі з переліку всіх визначених книг інвентарного обліку вибирається необхідна. Друк розпочнеться із запису, номер якого вказаний у полі "Поч. інв. номер". При цьому сторінка матиме номер, вказаний в полі "Сторінки з". Остання сторінка, яка буде надрукована - сторінка з номером, що вказаний в полі "по". Якщо це поле пусте, книга друкується до кінця, тобто до останнього запису у книзі. Інші поля призначені для опису сторінок книги, причому заголовок друкується тільки на першій сторінці, що підлягає друку. Зауважимо, що типові значення можна брати з відповідного переліку. Якщо в переліку необхідного тексту нема, то можна ввести його, або взяти схожий в переліку і виправити його. При цьому, якщо поставити позначку у відповідному полі “Зберегти”, то введене значення буде збережене (увійде в перелік) і може надалі використовуватись як типове.
Система передбачає фіксований формат сторінок книги інвентарного обліку (якщо вибрано “Системний”) у відповідности з вимогами стандартів.
Після визначення полів натисніть
.
Якщо встановлений параметр "Перегляд перед друком" (див.
“Параметри робочого місця”),
то система відобразить форму у вигляді друкованого документа, в
іншому разі одразу відправить сторінки книги на відповідний принтер.
Вікно для перегляду сторінок книги інвентарного обліку має вигляд:
Книгу інвентарного обліку можна готувати також в форматі RTF для подальшого друку відповідними застосуваннями. В цьому випадку замість “Системний” слід вибирати “ RTF”.
Для друку книги інвентарного обліку можна створити шаблони (див. “Шаблони”). Тоді слід замість “Системний” вибирати “За шаблоном”.
Книга сумарного обліку в системі одна. Але для кожної бібліотеки зміст її може суттєво відрізнятись. Визначення полів книги сумарного обліку здійснюється адміністратором (“Параметри сумарного обліку”). Книга сумарного обліку складається з трьох частин. Кожна частина друкується окремо.
Для друку частин книги сумарного обліку слід скористатися пунктом меню "Запуск/Друк книги сумарного обліку". Буде відображена діалогова форма:
В Системі передбачено чотири варіанти підготовки та друку книги сумарного обліку. Перший - передача відповідних даних до електронної таблиці MS Excel для подальшого оформлення та друку засобами MS Office. Цей варіант може бути застосований лише в разі встановлення на робочому місці програми MS Excel. Якщо ця програма не встановлена, даний варіант буде не доступним. Другий - вивід інформації в файл формату Excel для подальшого оформлення та друку засобами MS Office, OpenOffice та інших застосувань, які розуміють цей формат. Третій - вивід інформації в форматі HTML для подальшого оформлення та друку засобами перегляду та корегування HTML документів. Четвертий варіант є найбільш простим в застосуванні. Він дозволяє підготувати ту чи іншу частину книги сумарного обліку за одним з шаблонів, підготовлених для бібліотеки. В залежності від типу шаблону підготовлена інформація передається відповідному застосуванню для подальшого друку. Зрозуміло, що цей варіант є більш загальним і перспективним. Зокрема, він дозволяє відтворити другий і третій.
Поле “Формат” дозволяє вибрати варіант друку. Поле “Частина” призначено для вибору частини книги, яку планується друкувати.
Спочатку книга формується за період, який задається двома датами: “Друкувати з” та “Друкувати до”. При цьому сумарні значення будуються з запису, який починається з дати “Сумувати з”. Вважається, що друк має починатися з нової сторінки, яка має номер, що задається полем “Номер початкової сторінки”.
Далі зі сформованої сукупності сторінок на друк передаються не всі, а лише ті, які попадають в діапазон, що заданий полями “Сторінки з” та “по”. Якщо перше поле пусте, то вважається рівним значенню поля “Номер початкової сторінки”, якщо друге пусте, то книга друкується до останнього запису із заданою датою (“Друкувати до”).
Наприклад, слід надрукувати частину 2 книги сумарного обліку за 2003 рік, причому, остання сторінка частини 2 книги сумарного обліку за 2002 рік має номер 67. Сторінки 68 та 69 друкувати не треба (припустимо, що вони вже надруковані). Записи по кожному кварталу слід починати з нової сторінки. Тоді слід задати параметри, наведені в формі вище.
Інші параметри повністю аналогічні тим, які присутні в формах для друку книг інвентарного обліку.
Після визначення полів слід
натиснути кнопку
і система сформує відповідні сторінки, автоматично запустить
відповідне застосування, куди передасть сформовані сторінки для
подальшого оформлення та друку.
Слід зауважити, що для варіанту HTML колонтитули не застосовуються, оскільки вони не передбачаються в HTML документах.
В варіанті "Друк в HTML" вікно броузера для перегляду книги сумарного обліку має вигляд:
Слід зауважити, що для роздруковки книг сумарного обліку найбільш придатним є варіант використання шаблонів.