Параметри сумарного обліку заповнюються при оформленні партій надходження та списання літератури і проявляються в книгах сумарного обліку. Оскільки в різних бібліотеках сумарний облік може мати специфіку, враховуючи окремий облік книг, брошур, дисертацій, аудіо- та відеоматеріалів, українською, російською, англійською та іншими мовами, художньої, науково-технічної та іншої літератури, Система надає можливість визначити для такого обліку спеціальні поля. Ці поля будуть відображатися при оформленні партій літератури, і, головне, при формуванні книги сумарного обліку.
За допомогою пункту меню "Параметри/Ключові параметри/Параметри сумарного обліку" відображається форма:
Назва поля буде зустрічатися далі при оформленні партій надходження, при списанні літератури, в книзі сумарного обліку. Зауважимо, що можна вказати назву, відмінну від основної, окремо для кожної частини книги сумарного обліку. Тип поля визначає правило, за яким формується його значення. Це може бути група, кількість документів, кількість примірників або сума. Група значень не має - це просто назва сукупності полів. Кількість документів означає, що система має визначити кількість різних найменувань, а кількість примірників означає, що має бути визначена кількість різних примірників безвідносно того, мають вони інвентарні номери чи ні. Що саме слід рахувати, задається умовами вибору при визначеному режимі "Розраховується автоматично". Сума вказує, що значення поля є сумою значень інших раніше визначених полів. При цьому до суми буде додаватися початкове значення. Окремий блок дозволяє вказати, де буде використовуватись визначене поле: при надходженні, при вибутті, або і там, і там. Позначка "Вертикальний надпис" дозволяє вказати, як підписати стовпчики в таблиці книги сумарного обліку: зліва-направо, чи знизу-догори.
При визначенні нового поля слід
подбати про те, в яку групу воно має бути включене. Для цього треба
позначити необхідну групу і натиснути кнопку
.
Поле попаде у вказану групу.
Якщо такої групи нема, її треба
створити. Групи створюють ієрархію. Таким чином, поля знаходяться на
певному рівні ієрархії. При необхідності поле можна перевести на
рівень вище чи нижче за допомогою кнопок
та
відповідно. Порядок полів в групі може бути змінено за допомогою
кнопок
та
.
Умови вибору можна задати тільки
при включеному режимі "Розраховується автоматично". Для
цього слід натиснути кнопку
.
Відобразиться стандартна в Системі форма "Вибірка":
Так само, як умови вибору за
атрибутами, можна вказати теми (кнопка
).
Тоді при відповідних розрахунках будуть враховуватись лише документи,
які відповідають вказаним темам.
Параметри сумарного обліку бажано визначити одразу при встановленні Системи і надалі не змінювати. В іншому разі доведеться переглядати старі партії надходження та списання, оскільки там відсутні значення щойно введених полів. Якщо ж старі записи не корегувати, можна зіткнутися з проблемами невідповідності даних в книзі сумарного обліку.