Порядок інвентарного обліку бібліотечного фонду в залежності від орієнтації та розмірів бібліотеки може суттєво розрізнятися. У великих бібліотеках інвентарний облік, як правило, ведеться окремо для номерних і безномерних, балансових та небалансових. В той же час, можливі інші варіанти. Для реалізації таких варіантів Система передбачає спеціальні засоби налагодження параметрів книг інвентарного обліку.
Насамперед слід зауважити, що безномерний облік (картотека безномерних) визначається аналогічно. Тому надалі, говорячи про книги інвентарного обліку, маємо на увазі будь-який облік примірників, в тому числі журнали або картотеки безномерних.
Для визначення книг інвентарного обліку слід скористатися пунктом меню "Параметри/Ключові параметри/Книги інвентарного обліку". Відобразиться діалогова форма:
Для кожної книги інвентарного обліку слід визначити її назву, вказати види документів, які будуть нею враховуватись, а також вказати чи слід включати в облік номерні, безномерні, балансові, небалансові.
Інвентарні (облікові) номери можуть
мати складний формат, зокрема, Система дає можливість визначити
префікс, суфікс.та кількість цифр номера. В полі “Починаючи з”
слід ввести номер наступного нового номеру цієї книги обліку.Так
визничивши префікс “Ф-”, суфікс - “ст”,
кількість цифр - 7, а початковий номер - 23, наступним номером, що
буде запропонований Системою для відповідного примірника буде
“Ф-0000023ст”. Спеціальний перемикач "Інвентарні
номери - числа" вказує Системі, що всі інвентарні номери мають
бути представлені числовими значеннями. В полях "Дата
надходження: Від - До" можна вказати, за який період надходження
враховуються даною книгою. Слід задати початкову і кінцеву дати
включно. Якщо інвентарні номери є числами, то так само можна вказати
інтервал інвентарних номерів, які враховуються даною книгою. Для
цього слід ввести початковий і кінцевий інвентарні номери в поля
"Інвентарні номери: Від - До". Для визначення порядку
сортування записів в книзі інвентарного обліку слід натиснути на
кнопку
.
Відобразиться форма "Сортування":
Перелік книг інвентарного обліку та їх характеристики (в тому числі порядок сортування) бажано визначити одразу при встановленні Системи і надалі не змінювати. В іншому разі після змін книги, найімовірніше, доведеться передрукувати.