Для кожного поля документів Системи визначається можливість використання його для пошуку. Вибір таких полів робиться при встановленні Системи. При цьому задати мало полів означає лишитися можливості відбору, задати велику кількість полів - перевантажити Систему зайвими даними. Тому на етапі встановлення рекомендується вказати для пошуку всі поля, які можуть знадобитися для цього, і далі корегувати такий перелік в ході експлуатації Системи. Більш того, у випадку коли поля мають бути застосовані для пошуку, слід подбати про ефективність пошуку за цими полями. Для налагодження полів пошуку застосовується діалогова форма "Індексування" (пункт меню "Параметри/Ключові параметри/Індексування").
Індекси створюються для підвищення швидкості пошуку інформації. Адміністратор Системи може створювати різні індекси в залежності від конкретного наповнення Системи інформацією. Індекси рекомендується створювати по мірі виникнення проблем з продуктивністю Системи. Слід мати на увазі, що збільшення кількості індексів в цілому прискорює пошук документів, але уповільнює їх реєстрацію та імпорт.
Система
передбачає достатньо специфічну схему побудови індексів. Так для назв
і анотацій документів автоматично будуються індекси за словами, які
входять до анотацій та назв. Для авторів створюється індекс
авторитетних записів. Окремо будується спеціальний індекс
дублетності. Необхідність побудови додаткових індексів має бути
визначена системним адміністратором, можливо, на підставі досвіду
експлуатації. Слід зауважити, що після внесення змін індекси
необхідно перебудувати. Для цього передбачена кнопка
.
Перебудова індексів суттєво завантажує сервер. Тому робити це доцільно в монопольному режимі (в неробочий час). Слід зауважити, що індекси автоматично не перебудовуються. В той же час, для підвищення швидкості пошуку їх періодична перебудова вельми бажана. Як часто проводити цю операцію залежить від того, скільки документів реєструється і імпортується в Систему. При нормальній роботі бібліотеки перебудову індексів доцільно проводити один раз на місяць.
Окремо слід зауважити щодо можливості пошуку за умовою "містить текст". Справа в тому, що ця досить зручна можливість пов'язана з обов'язковим перебором документів при пошуку. Якщо всі інші можливості пошуку ("дорівнює", "більше", "починається з" та ін.) дозволяють застосовувати індекси, то для "містить текст" скористатися індексами не можна. Тому, в залежності від кількості користувачів, їх культури, обсягу фонду та потужності серверу адміністратор сам приймає рішення щодо використання даної можливості.