Серед обставин, які найвирогідніше можуть призвести до пошкодження даних, слід назвати:
- збої окремих компонентів комп'ютера, який виконує функції сервера бази даних, зокрема, вихід з ладу вінчестера де міститься база даних,
- навмисне пошкодження даних, зокрема, шляхом занесення вірусів на комп'ютери локальної мережі,
- випадкове пошкодження даних шляхом виконання штатних операцій вилучення інформації.
Виходячи з попереднього, системний адміністратор має виконати певні дії для запобігання виникненню таких обставин, а саме:
- слідкувати за працездатністю обладнання і своєчасно усувати неполадки,
- забезпечити захист серверу від несанкціонованого доступу на рівні файлової системи,
- при можливості відділити сервер бази даних від засобів WEB доступу, для цього бажано створити дзеркало бази даних на комп'ютері іншого сегмента локальної мережі,
- чітко визначити права користувачів системи, особливо щодо операцій вилучення інформації.
В той же час, повністю гарантувати збереження інформації можна лише за умов використання спеціального апаратного та програмного забезпечення (системи nonstop, кластерні системи і т.і.), надання доступу користувачів до серверу баз даних тільки на рівні SQL запитів та періодичного архівування даних.
Резервне копіювання має виконуватись засобами відповідних серверів баз даних. Оптимальною можна вважати процедуру створення резервних копій один-два рази на тиждень з подальшим архівуванням і збереженням на компакт дисках. Резервне копіювання слід здійснювати після робочого дня, коли навантаження на сервер мінімальне, а збереження даних виконувати на робочому місці адміністратора системи.
В деяких випадках доцільно експортувати введену інформацію засобами системи. Так, в разі нестабільної роботи серверів рекомендується кожного дня експортувати нові зареєстровані бібліографічні описи разом з примірниками і інформацією про наявність, а також змінені каталоги тем, картки читачів та іншу інформацію. Такий експорт мають робити користувачі, які вводили інформацію. Для цього на відповідних робочих місцях необхідно передбачити можливість виконання операцій експорту.